Una interfaz con trabajo artesanal

Los formularios, como se dijo en la última entrega, son los objetos de que dispone Access para generar pantallas que sirvan de interfaz entre el usuario y la base de datos.

La aplicación cuenta con herramientas para crear rápidamente formularios, pero tarde o temprano resulta necesario editarlos y modificarlos en forma manual.

¿Cómo? Mediante la Vista diseño . Para verlo en forma práctica se generará un formulario nuevo cuyo objetivo será cargar datos en TablaClientes , la tabla maestra que almacena los datos de los clientes en la base desarrollada en las últimas entregas.

Como también se dijo, los métodos rápidos son muy útiles para iniciar la confección de un formulario. Ya se analizó el asistente, así que ésta es una buena oportunidad para utilizar el otro: el Autoformulario .

La operación es sencilla. Si se utiliza una tabla, hay que abrir el contenedor de tablas; en cambio, si se usa una consulta como origen de la información se debe ingresar en el almacenamiento de éstas.

Luego, hay que seleccionar en el listado el nombre de la tabla o consulta fuente. En este caso particular se utilizará la mencionada TablaClientes . Una vez marcada, pulse el botón Nuevo objeto de la barra de herramientas Estándar . Automáticamente, en breves segundos, se abre una ventana mostrando los datos completos del primer cliente en forma de columna y, al pie, una segunda sección con una tabla asociada con los pedidos realizados por ese cliente.

Pero, ¿por qué aparece esto último si nada se indicó sobre la base Pedidos ?: ambas tablas están relacionadas; por lo tanto, Access incluye la segunda en forma automática.

Antes de continuar, observe que por defecto este botón genera un autoformulario, pero no es el único tipo de objeto que permite crear: realice un clic en el pequeño botón lateral de Nuevo objeto (que es doble) y se abre una lista con los ítem Autoformulario , Autoinforme , Tabla , Consulta , Formulario , Informe , Página , Macro , Módulo y Módulo de clase . Por supuesto, basta elegir uno de éstos para obtener el objeto deseado.

Secciones y bandas

Este trabajo por defecto no es en este caso demasiado beneficioso, porque solamente queremos cargar datos de clientes. Por lo tanto, hay que modificar el formulario en forma manual. Así que ejecute el comando Ver/Vista Diseño para editar la estructura del formulario.

Primera tarea: eliminar la caja en la que dice Tabla.Pedidos , que corresponde a dicha tabla. Para hacerlo, basta con un clic en la caja y pulsar la tecla Supr .

Observe que los campos IDCliente , Empresa , Dirección , etcétera, están agrupados dentro de un segmento con el título Detalle . Esta es una de las secciones de que dispone un formulario, pero no es la única. Corra el comando Ver del menú principal y marque los ítem Encabezado o pie de página y Encabezado o pie de formulario . Se agregan todas estas secciones al formulario, cada una con una función específica.

A saber: en Encabezado de formulario se puede ubicar un logo o un título general para la pantalla, mientras que el de página sólo es útil al imprimir: no se observa en pantalla.

La sección más importante de un formulario es la de Detalle , que sirve para visualizar los campos (y con ellos los datos almacenados). Así permite, por ejemplo, recorrer cada uno de los registros de la tabla, es decir, el nivel de detalle de los datos. El Pie de formulario también resulta muy útil: se utiliza, por ejemplo, para ubicar botones de comando (por ejemplo, Nuevo registro , Salida u otros). En definitiva, se debe analizar con cuidado en qué sección se inserta cada objeto.

En este ejemplo no son necesarias las secciones de encabezado y pie de página, así que sáquelas de la pantalla de diseño corriendo la instrucción Ver y desmarcando la opción Encabezado o pie de página .

Es la oportunidad para presentar otra herramienta importante para trabajar en la edición de un formulario: el Cuadro de herramientas . Para contar con él, presione el botón de idéntico nombre en la barra Diseño de formularios (se abre automáticamente cada vez que se ingresa a la Vista diseño ), que se identifica con un martillo y una llave cruzados.

Pulse en él el botón Etiqueta y luego ubíquese en la sección Encabezado de formulario . Allí trace un rectángulo para crear una caja de texto. Dentro de ella escriba, por ejemplo, Carga de datos de Clientes .

Esta leyenda toma los valores por defecto para los textos del formulario. Pero son fáciles de cambiar: si no tiene en pantalla la barra de herramientas de formatos, haga un clic derecho junto a la barra Diseño de formularios y en el menú emergente marque la opción Formato (formulario o informe) . Esta acción despliega la clásica barra de formatos de textos para modificar la fuente, tamaño y otros parámetros.

Luego, ejecute Ver/Vista formulario para observar cómo quedó el diseño hasta aquí. Por último, cierre la ventana para que Access requiera un nombre para guardar el formulario, aunque por defecto lo hace con el de la tabla fuente.

Por Gabriel Tomich

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