Gestión. Una pausa para pensar mejor el uso del tiempo gerencial

Hace algunos años (en realidad muchos, pero "dejémoslo ahí") realizamos un par de investigaciones sobre el "uso del tiempo gerencial" en empresas del sector agropecuario. Las encuestas apuntaron a empresas pertenecientes al movimiento CREA, de tamaño mediano-grande. Las mismas eran de producción mixta, incluyendo también algunos tambos.

El interés por el tema se disparó a partir de la siguiente observación: a diferencia de los recursos convencionales (fertilizantes, semillas, herbicidas, gasoil, US$), el tiempo gerencial es un recurso no-almacenable: si no se utiliza hoy, se pierde para siempre. Utilizar el tiempo gerencial de forma equivocada resulta en pérdidas que pueden ser tanto o mas importantes que utilizar en forma subóptima los otros recursos mencionados. O, para ser mas precisos: la utilización ineficiente de este recurso es la principal causa de mala asignación del resto de los factores productivos.

Herbert Simon, quien obtuvo el premio Nobel en economía por sus contribuciones al estudio de procesos decisorios, señala que el principal problema que enfrentan los gerentes no es tanto "elegir bien" entre las alternativas "A" y B", sino administrar en forma efectiva su capacidad limitada de atención. El problema entonces es detectar otras alternativas que tal vez son superiores tanto a "A" como a "B".

En otras palabras: una vez que las alternativas están a la vista, en muchos casos no resulta demasiado difícil elegir una u otra. Pero el problema es que las alternativas deben en primer lugar ser identificadas. Esto requiere focalizar, estar alerta y saber donde mirar. Requiere también resistirse a elegir sin evaluación previa el primer camino "obvio" que se presenta.

Los empresarios y administradores de empresas CREA que entrevistamos señalaron que la eficiencia con la cual utilizaban su tiempo era baja. En parte, esto se debía a que tareas "urgentes" drenaban tiempo que podría ser mejor usado en tareas "importantes", cuyo impacto no se veía en forma inmediata, pero sí con el paso del tiempo.

Una más adecuada planificación, desarrollo de recursos humanos, inversión en conocimiento tecnológico eran algunas de las acciones que ameritaban mayor dedicación. Un aspecto central, enfatizado por varios de los encuestados, se refería a la necesidad de delegar acciones e iniciativas al personal de la empresa.

¿Tiene sentido que un empresario, o gerente con alto nivel de formación, realice tareas fundamentalmente administrativas? ¿Puede justificar su retribución de "X" pesos por mes, cuando esta tarea podría ser realizada por alguien que gana sustancialmente menos?

Momentos como los actuales obligan a cambios sustanciales en la forma en la cual gerentes y empresarios utilizan el tiempo disponible con el cual cuentan. Es de esperar que los cambios inducidos por la cuarentena subsistan cuando esta sea parcial o totalmente abandonada.

Nuestra impresión es que una de las "cosas buenas" que saldrán de esta experiencia es una modificación sustancial en la asignación de tiempo humano, modificación que resultará en mayor eficiencia de las horas y minutos con los que se dispone. Esta modificación afectará no solo a empresarios y gerentes, sino también a estratos medios y operativos de las empresas.

Algunos cambios son fácilmente visibles: por ejemplo, muchas (pero no todas) de las reuniones presenciales se reemplazarán en forma provechosa por interacciones virtuales. Otros son mas sutiles: la cuarentena "obligó" a muchos gerentes a prestar creciente atención a planificar el corto, mediano y largo plazo, actividades que tienen en general un alto retorno por unidad de tiempo invertido. Obligó también a diseñar sistemas de control que permitan hacer las correcciones oportunas.

Pero además, la dificultad -o aún imposibilidad - de contacto personal entre gerentes y personal a cargo incrementa tanto la necesidad de creciente capacitación de este personal como la mejora en la comunicación "vertical" entre gerencia y personal, como así también "horizontal" entre personal que trabaja en distintos sectores de la empresa. Los protocolos de comunicación inadecuados pueden resultar en importantes desperdicios en el uso de recursos.

A modo de resumen: la pandemia tiene un importante impacto negativo en la economía argentina, impacto que perdurará durante varios años. Puede tener sin embargo un impacto positivo: "forzar" adquisición de conocimientos, actitudes y rutinas de gran utilidad en el período post-pandemia. Lo anterior es relevante a nivel de empresa agropecuaria, pero lo es aún más a nivel de la economía del país en su conjunto. Acumulemos hoy conocimiento que será valioso mañana.

El autor es profesor de la Ucema