El manejo del tiempo. Un reseteo para tus reuniones

En semanas de nuevas etapas laborales, por qué no aprovechar el envión que nos da la novedad para mejorar la manera en la que nos reunimos de una vez por todas.

Si estás entre la mayoría que sentimos que muchas de nuestras reuniones son una pérdida de tiempo, es hora de resetearlas desde cero. Además lo virtual o híbrido solo empeoró las cosas, entonces lo ideal es crear un compromiso voluntario para que cada uno de los asistentes se involucre con su participación. Hay cuatro razones generales para tener una reunión: influir en los demás, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Dado que todos estos son procesos activos, los participantes pasivos pierden y hacen perder el tiempo. Justin Hale y Joseph Grenny (autor del best seller de management Conversaciones cruciales) estudiaron por años los desafíos que presentan las reuniones y en los últimos años especialmente las virtuales. En un estudio que condujeron, encontraron que los participantes experimentaron más de un 85% más de compromiso al seguir estas cinco reglas que proponen para que los encuentros sean más productivos para todos a través de oportunidades estructuradas.

Primero, nunca avanzar o contar la solución de un problema hasta que los participantes hayan “sentido” el problema. Usar los primeros 60 para ayudarlos con estadísticas, anécdotas o analogías que “dramaticen” el problema. El objetivo es que el grupo comprenda con empatía el tema antes de intentar resolverlo. En segundo lugar, cuando las personas ingresan a cualquier entorno social, tácitamente determinan su rol. Por ejemplo, cuando ingresan a una sala de cine, definen su papel de observador. Cuando ingresas al gimnasio, estás ahí para moverte. La mayor amenaza en las reuniones es que los participantes asuman inconscientemente el papel de observadores. Para contrarrestar esta decisión implícita, podemos crear una experiencia de responsabilidad compartida desde el principio.

Si todos son responsables, nadie se siente responsable. Los psicólogos se refieren a este fenómeno como “difusión de responsabilidad”, por eso cuanta más gente hay, menos posibilidad de que participen activamente como protagonistas. Sirve estructurar los tiempos y roles para que no haya ningún lugar donde esconderse. La cuarta regla es la de trabajar la previa intensamente para lograr un “producto mínimo viable” en la presentación. Acotado y claro, entrelazando hechos, información e historias, es decir llegar a la reunión con un trabajo previo fuerte.

Finalmente, nunca pasar más de cinco minutos sin “chequear el pulso” del grupo, para evitar que los participantes se retiren a ese cómodo papel de observador. Una buena reunión precisa de acuerdos de grupo y de responsabilidad personal, de egos ubicados y de conversaciones honestas. ¿Se animan?.

Por Martina Rua

• Comunidad de Negocios
• Qué pasa en los negocios

---

Conforme a

Carbón de quebracho y mucha audacia. La pareja franco-argentina que lleva 15 años con su parrilla en París y abrió un segundo restaurante

“Causó un desastre”. Un violento temporal se llevó la producción de dos importantes regiones citrícolas

Llamado a licitación. El Gobierno sale a ofrecer localmente otro bono en dólares por US$2000 millones