Confirmado por el Uscis desde hoy: el cambio obligatorio en el formulario I-9 para empleadores de EE.UU.

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración (Uscis, por sus siglas en inglés) recordó a los empleadores en Estados Unidos que este 31 de julio vence el plazo para la actualización del Formulario I-9. El documento de verificación de elegibilidad para el empleo es obligatorio para identificar a cada persona contratada en territorio estadounidense.

A través de su página oficial, el Uscis brindó las especificaciones para las empresas estadounidenses que gestionan el proceso de contratación a través de plataformas digitales. El organismo enfatizó que todos los empleadores deben completar el Formulario I-9 para cada individuo en su nómina.

Con base en lo anterior, los empleadores que utilicen una versión electrónica del formulario deben actualizar sus sistemas con la versión que muestra la fecha de expiración del 05/31/2027. El último día para realizar la modificación es el 31 de julio de 2026.

A su vez, quienes realicen el proceso de manera física deben utilizar la edición actual del formulario con fecha 01/20/25. No obstante, la agencia permite el uso de ediciones anteriores bajo los siguientes criterios:

• Formulario I-9 con fecha de edición 08/01/23 será válido hasta su fecha de vencimiento: 05/31/2027.
• Formulario I-9 con fecha de edición 08/01/23 será válido hasta su fecha de vencimiento: 07/31/2026.

El Formulario I-9 tiene como objetivo principal verificar la identidad y la autorización de empleo de todas las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. De manera general, el documento sirve a las autoridades para:

• Confirmar que una persona puede laborar legalmente en Estados Unidos. Las leyes obligan a los empleadores a completar un formulario por cada empleado en su nómina, lo que incluye tanto a ciudadanos estadounidenses como extranjeros.
• Registrar los documentos de identidad y trabajo. El empleado debe declarar su estado de autorización de empleo y presentar documentos oficiales, como pasaporte, tarjeta de residencia o permiso de trabajo. A su vez, el empleador debe revisar los documentos y evaluar su autenticidad.
• Cumplimiento legal y auditorías. Los formularios deben estar completos y disponibles en caso de inspecciones de las autoridades federales.

Aunque el Formulario I-9 no debe presentarse directamente ante el Uscis, los empleadores están obligados a llenar uno por cada trabajador y conservar el documento durante tres años a partir de la fecha de contratación o durante un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.

El objetivo es que los formularios estén disponibles para su inspección si así lo solicitan funcionarios autorizados del gobierno estadounidense de agencias como el Departamento de Seguridad Nacional, el Departamento de Trabajo o el Departamento de Justicia.

En caso de que las empresas no cumplan con el requisito anterior, pueden enfrentar multas y otras penalizaciones. Cabe destacar que el documento es de acceso gratuito, es decir, no requiere pagar una tarifa de presentación ante Uscis.

La agencia añadió que solo los empleadores ubicados en Puerto Rico pueden completar la versión en español del formulario, en todos los demás casos debe llenarse en inglés, aunque puede utilizarse el documento en español como herramienta de guía y traducción.