Formulario I-9 de Uscis: la versión que dejará de servir para nuevas contrataciones después del 31 de julio

El Formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (Uscis, por sus siglas en inglés), utilizado para verificar la elegibilidad laboral de nuevos empleados, tendrá un cambio importante para empleadores que usan sistemas electrónicos. La agencia indica que esos sistemas deberán actualizarse antes del 31 de julio de 2026 para reflejar la versión del formulario con vencimiento 31 de mayo de 2027.

El Uscis explicó que para saber si se usa el documento correcto, se debe mirar la fecha de revisión impresa en el Formulario I-9.

A partir de agosto, los empleadores deberán asegurarse de utilizar una versión con vencimiento del 31 de mayo de 2027. El Uscis ya tiene disponible la edición 01/20/2025, que figura con ese vencimiento en la parte superior del documento.

La versión en español I-9 solo puede completarse con fines oficiales en Puerto Rico. Allí, los empleadores pueden llenar y conservar en sus archivos el documento en español o en inglés.

En los 50 estados de Estados Unidos y en otros territorios, esa edición se encuentra habilitada para usarse como guía de traducción para empleados hispanohablantes. Sin embargo, las empresas deben completar y guardar la versión en inglés para sus registros.

El Uscis recomienda revisar el Formulario I-9 apenas se completa. Las fallas más comunes aparecen en la información del empleado, en los datos que carga la empresa o en los suplementos que se usan cuando intervienen traductores, preparadores o procesos de recontratación.

• Errores en la Sección 1: suele faltar el nombre, otros apellidos usados, la dirección o la fecha de nacimiento, la firma, la fecha de la declaración o la finalización de esta parte antes del primer día de empleo.
• Datos migratorios incompletos: en algunos casos no colocan el número A o número de Uscis después de seleccionar la opción de residente permanente legal. A su vez, puede omitirse el número A, el número de Uscis o el número de admisión del Formulario I-94 cuando se marca la opción de extranjero autorizado a trabajar hasta una fecha determinada.
• Casillas mal marcadas: el empleado deja sin seleccionar una opción sobre ciudadanía, nacionalidad no ciudadana, residencia permanente legal o autorización temporal de trabajo.
• Errores en el Suplemento A: cuando interviene un preparador o traductor, cada persona debe completar su propio bloque de certificación, si corresponde. Allí deben figurar nombre, dirección, firma y fecha.

• Errores en la Sección 2: las empresas omiten un documento aceptable de la Lista A o una combinación válida de las Listas B y C. También pueden faltar el título del documento presentado, la autoridad que lo emitió, los números o la fecha de vencimiento.
• Datos del empleador incompletos: se encuentran ausentes el cargo, el nombre o la dirección de la empresa. También se debe revisar la fecha de inicio laboral o quedar incompleta la certificación con firma, fecha, cargo, apellido y nombre.
• Plazos de la Sección 2: esta parte debe completarse antes del tercer día hábil posterior al inicio del empleo. Si la contratación dura tres días hábiles o menos, debe llenarse cuando la persona empieza a trabajar.
• Errores en el Suplemento B: las fallas suelen aparecer en los datos del empleado, la documentación presentada o la certificación del empleador. Entre las omisiones más comunes figuran apellido, nombre, inicial del segundo nombre, título del documento, número, fecha de vencimiento, fecha de recontratación, nuevo nombre del trabajador, firma, fecha o nombre del empleador.

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