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Apoyo gráfico para generar mayor interés en una reunión
Hace una par de semanas hablamos de las reuniones sin sentido. Esas que nos hacen perder el tiempo y desgastan. Un sello que las caracteriza es sin duda las presentaciones mediante el programa Power Point –o similares–, eternas, ilegibles, repetitivas. Tengo una propuesta para desterrarlas de una buena vez. Es un recurso que usé todo el año pasado para reuniones o charlas, y con los que obtuve resultados muy positivos.
Es la facilitación gráfica, un método de recordación que ancla la información, la hace memorable, nos ayuda a transformar la información en aprendizaje, fomentar la creatividad y la participación, y genera comprensión y claridad. Además de promover la escucha y las conversaciones significativas, da una nueva forma de acceder a la información.
¿Les parece ambicioso? Ocurre todo eso y más. Los asistentes a las charlas agradecen mucho el resumen visual, le sacan fotos, lo consideran como un gran valor agregado. Sin ir mas lejos, las geniales ilustraciones que suelen acompañar esta columna son un tipo de facilitación gráfica más que efectiva de su contenido.
Los magos que escuchan y traducen son los documentadores gráficos, que hoy provienen de carreras variadas, pero que abundan en las especialidades de Diseño y Sistemas. Son los encargados de escuchar, sintetizar y transcribir visualmente la información que se genera en diferentes tipos de actividades de grupo (reuniones, conferencias, retiros).
Este método transforma información (compleja) en conocimiento (útil), usando una combinación única de facilitación de procesos, gráficos dibujados a mano y pensamiento panorámico. La facilitación gráfica es particularmente efectiva como apoyo en procesos de cambio y de planeación estratégica.
Se trabaja en equipo con el facilitador antes y durante la charla. Antes, se envían los materiales o ideas que se expondrán y se conversa para estar en sintonía. El facilitador trabaja en ideas para los conceptos centrales que luego irá desplegando sobre su papel.
Durante las charlas, el facilitador aprovecha cada hueco, pregunta del público o pausa para mejorar cada idea. Con color, dibujos, flechas, palabras clave, logra ordenar un discurso no siempre ordenado o claro, como a veces ocurre cuando hablamos. Los elementos que usa, además de su talento, son simples. Marcadores, crayones, papel blanco, cinta de pegar y un espacio grande y visible para los asistentes al frente de la reunión donde el facilitador despliega sus recursos y boceta nuestros conceptos. Realmente es un valor agregado.
La documentación gráfica permite al público comprender visualmente y recordar de manera más clara los elementos clave de la reunión. Aumento de la participación y atención por parte de la audiencia y mejora de la absorción de conceptos. Es la capacidad de crear una grabación instantánea y comunicar la esencia de un encuentro.
Este sistema tan versátil se puede utilizar de las maneras más variadas: en reuniones, eventos, charlas, talleres, clases, conversaciones grupales, retiros. Y le sirve a cualquier persona que necesite transmitir una idea: facilitadores de procesos grupales, coaches, consultores, promotores y agentes de cambio socioculturales, empresarios, gerentes y jefes de talento humano, líderes de área y equipos, relatores, terapeutas, docentes, estudiantes, comunicadores y todos aquellos que utilicen el pensamiento visual como herramienta de cambio.
