La retrospectiva

Hace un par de semanas tomé un curso de introducción a Scrum. Su instructor lo presentaba como “un metaproceso que te ayuda a encontrar el mejor proceso de trabajo para tu proyecto y equipo”. Como alguna vez lo presentamos en estas páginas, Scrum surge de las metodologías ágiles de desarrollo de software y cada vez más está siendo utilizado para mejorar procesos de trabajo de otras industrias. Aprendí muchos conceptos que creo que sirven para pensar nuestra productividad, uno muy interesante es el de retrospectiva.

La retrospectiva es una reunión que sirve para reflexionar acerca de cómo se está haciendo el trabajo, para tomar acciones concretas de mejora de los procesos y lograr un producto final de mayor calidad; también un aprendizaje de cómo se trabaja. El foco de evaluación debe estar en cómo se hacen las cosas y no sobre lo que se hace. Cuanto más periódicas, más ricas son. Si los intervalos son grandes, es posible que se olvide lo que pasó las primeras semanas y se haga foco en las últimas. Además, si se toman períodos cortos tienden a ser más acotadas y enfocadas. Esto permite que se prueben alternativas de mejora con menor costo.

Veamos las partes de la retro o retrospective, como se la nombra en la jerga: arrancan con una actividad muy breve en la que se censa el estado de ánimo del grupo luego del último período trabajado. De acá puede surgir que, si el estado de ánimo es muy negativo, quizás convenga hacer una reunión de catarsis para luego hacer la retro. Luego de esa introducción, se hace una revisión de las acciones que se propusieron en la retrospectiva anterior. Esto es ¿hicimos lo que dijimos que íbamos a hacer?, ¿funcionó?.

Luego sigue una recolección de datos de lo trabajado en el período evaluado. Qué estuvo bien/mal. Qué quiero mantener/cambiar. Con estos datos se reflexiona acerca de la información obtenida y se buscan acciones concretas para mejorar, es importante que sean acciones comprobables y medibles. Entonces “Escribir mejor” no sería una alternativa, sí la sería “Escribir tres páginas por mañana consultando a una fuente por página”. Es medible y testeable. Por último, la retro de la retro. Acá se propone hacer una evaluación de cómo se desarrolló la reunión, una vez más en busca de mejoras.

Entre sus beneficios, se incrementa la productividad en el proyecto, la calidad del producto y potencia el aprendizaje del equipo de manera sistemática, iteración a iteración (período trabajado y entregado), con resultados a corto plazo. También aumenta la motivación del equipo, dado que participa en la mejora de proceso, se siente escuchado, toma decisiones consensuadas (y más sostenibles) para ir eliminando lo que molesta e impide que sea más productivo. La hora, referí. Algo muy importante para que la retro sea exitosa es llevar un horario estricto. Un ejemplo de tiempos de una retro (timebox, en la jerga) de 45 minutos podría ser: 3' para el ejercicio de entrada; 5', revisión de la retro pasada; 8', recolección de datos; 25', de análisis (acá se debe priorizar y no intentar atacar cada cosa); 3', cierre. La retro de la retro.

Un tip: puede ayudar pedirle a alguien ajeno al trabajo o al proyecto que haga la retro. Su mirada más limpia o menos viciada puede aportar claridad y mediar en el caso de que el equipo lo requiera. Les recomiendo dos páginas para encontrar modos de hacer retrospectivas. La idea es que se encuentre valor al hacerlas y, en la medida de lo posible, que no sean pesadas ni aburridas. Una es funretrospectives.com y la otra, plans-for-retrospectives.com

A esta altura habrán notado que se requieren dosis altas de honestidad y compromiso para que la retro valga la pena y aporte todo el valor que puede dar. ¿Se animan a instrumentarla para la próxima revisión de sus proyectos?

Por Martina Rua

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