Stand up meeting o cómo una reunión de trabajo puede durar 15 minutos

Quince minutos, a la mañana, de parado, en el centro de la oficina y a la vista de todos. Ese es uno de los secretos del éxito de Social Snack, empresa que produce y ejecuta campañas y estrategias de comunicación para sus clientes en redes sociales.

Todos los días, Matías Dutto -fundador y director creativo de la compañía- encabeza la stand up meeting , también llamada reunión de sincronicidad, que se hace de parado, en el centro de la oficina y dura 15 minutos, como máximo. En ella participan no más de 10 personas. En esa reunión cada participante debe contestar tres preguntas básicas: ¿Qué se hizo? ¿Qué voy a hacer hoy? ¿Qué impedimentos puedo tener para cumplir con la tarea?

Lo que Dutto hace en Social Snack es seguir los fundamentos de la metodología ágil, una herramienta que decreta la muerte de las cada vez más resistidas y criticadas reuniones de trabajo tradicionales, que duran horas y que muchos ya empezaron a considerar la forma más eficiente de perder tiempo y dinero.

De hecho, las reuniones largas forman parte de la larga lista de factores que más estresan a los empleados que trabajan en relación de dependencia. Según una reciente encuesta del Grupo RHUO (Recursos Humanos Organizados), el 25% de los empleados más jóvenes considera las reuniones extensas un factor importante de estrés, debido al poco tiempo que les queda después para hacer su trabajo real.

Las metodologías ágiles se pusieron de moda hace pocos años, sobre todo en empresas creativas y de tecnología, pero existen desde hace bastante tiempo. Son la contracara de las reuniones cascada, donde los gerentes de cada área definen un proyecto, lo bajan a sus colaboradores y a partir de ahí se van sucediendo tareas y etapas hasta el final como un pasamanos de personas sin conexión real entre sí.

Con la metodología basada en la agilidad, en cambio, intervienen todos los que tienen que ver con un proyecto, sean jefes o empleados rasos. La participación de cada uno de los involucrados es fundamental. Y no se admite la mera asistencia o la simple contemplación: todos deben aportar algo.

Vuelta a lo simple

"Las metodologías ágiles se centran en potenciar las relaciones interpersonales como clave para el éxito de los proyectos -explica Dutto desde su oficina en Palermo-. Es una metodología que tiene como prioridad la simplicidad. Esto no significa hacer menos, sino centrarse en lo importante, en lo genuino y en lo que brinda una identidad al proyecto. Cada tarea debe ser correcta, prioritaria y específica para el objetivo que se persigue. Esto permite que el proceso y los resultados que se obtengan sean constantes, pequeños, pero significativos y sean un logro compartido por todo un equipo."

En Mercado Libre, la metodología ágil se empezó a aplicar hace cinco años. Daniel Rabinovich, vicepresidente senior de Tecnología de la empresa de e-commerce , no duda en afirmar que hubo un antes y un después del método ágil.

"Cuando empecé a trabajar sufría mucho la vieja metodología. Un proyecto duraba más de seis meses, los planes de negocios tenían 500 páginas -recuerda Rabinovich-. Hoy se hace camino al andar. Tanto en el armado de planes de negocios como en los proyectos se trabaja en ciclos cortos, pasos concretos y en la revaluación constante. La gran ventaja que te da esta herramienta es el beneficio de poder cambiar de rumbo temprano, con lo cual el costo de ese cambio es mucho menor a cuando ya recorriste un largo camino."

Según Rabinovich, la metodología basada en la agilidad es una herramienta que puede aplicarse en todas las empresas. "La diferencia es que una empresa muy ortodoxa puede sobrevivir con una metodología ortodoxa, pero una de tecnología, no. Se muere antes."

Rubén Altman, director de Kinética Solutions, empresa que desarrolla soluciones de software para sus clientes (son los responsables, entre otros, del desarrollo del sitio de pagos Dinero Mail), y que aplica esta metodología desde que nació la empresa, en 2008, es un poco más cauto. "No en todos los proyectos tiene sentido aplicar una metodología ágil. Creo que los factores de éxito dependen del tipo de proyecto y del equipo que lo esté llevando adelante. Una empresa puede usar métodos ágiles para algunas áreas y otras no. Sí se puede aplicar para el desarrollo de nuevos productos, pero para los procesos de administración tal vez no tiene mucho sentido", opina.

Como en Social Snack, las stand up meetings en Mercado Libre se celebran por la mañana, y por supuesto, de pie. El hecho de estar parados no es un capricho ni un detalle de color. "El estar parado te genera cierta incomodidad. Si vos estás parado y ves que los demás están sentados, te van a dar ganas de sentarte rápido. Y es una manera de avisarle a los que participan de la reunión que esto no va a ser largo", dice Rabinovich.

El reducido número de participantes tampoco es un detalle. "No existen las reuniones donde van 30 personas a escuchar. El protocolo tradicional decía que si vas a una reunión con tu jefe no podías abrir la boca. Pero acá habla el que sabe y sabe el que hace. Si alguien no habla, no tiene sentido que esté en la reunión", dice Rabinovich que aplica la regla de la pizza para determinar el número de participantes. "Si no alcanzan las ocho porciones de una pizza grande, no es que haya poca pizza, sino que sobran personas."

En Kinética Solutions, aunque no hubo que readaptar metodologías, sí hubo que acostumbrar a la gente al nuevo paradigma. Altman relata cómo fue la implementación. "Acostumbrarse a los métodos ágiles puede implicar un cambio de paradigma importante. En nuestro caso, como nacimos ya dentro de este paradigma, el desafío fue ir mejorando la implementación de la metodología y conseguir que toda la empresa la adopte como propia."

Para el director de Kinética Solutions las reuniones tradicionales no son necesariamente una pérdida de tiempo, pero hay factores que contribuyen a que sean vistas así: "Una reunión es una pérdida de tiempo si no tiene un objetivo claro, si la reunión se desvía del objetivo o si participa gente que no era necesaria -enumera-. Esto es lo que pasa muy a menudo que hace que las reuniones sean vistas como pérdidas de tiempo y efectivamente lo son".

Por eso, para Altman, la metodología ágil tiene la ventaja de imponer reglas claras. "Una práctica que se aplica a las reuniones se llama timeboxing , que consiste en definir de antemano el tiempo que va a durar una reunión y cumplir con ello. Si la reunión tiene un objetivo claro, los participantes harán todo lo posible por llegar al objetivo en el tiempo estipulado. Si sobra tiempo o no alcanza, reverán los tiempos estipulados para ajustarlos a la necesidad -afirma-. El objetivo es dedicarles a las reuniones el tiempo justo y necesario."

Reversiones

Hay muchas dinámicas y versiones de la metodología, aunque todas siguen los lineamientos básicos de reunirse a diario por no más de 15 minutos y de pie.

En Social Snack, a partir de la metodología, hubo una vuelta al trazo, a plasmar en un papel ideas y dibujos, o cualquier cosa que dispare una idea. "Es una metodología analógica más que digital -explica Dutto-. Se utilizan scketches, muchos colores, pizarras que permiten visualizaciones compartidas, salas de scrumboards generalmente llena de post-its que describen tareas, historias e ideas."

En este sentido hay muchas dinámicas en metodología ágil y cada empresa aplica la que más le cabe a su cultura. Como se trata de una empresa creativa, las reuniones tienen siempre un ingrediente lúdico. "Una que nos encanta es que en un primer paso del proyecto todo el equipo hace una lista de deseos llamada una carta a Papá Noel, desde el lugar y el rol que ocupan en el proyecto", describe Dutto.

Según el director creativo de Social Snack, la metodología forma parte de la cultura de su empresa. "Es central en nuestra identidad porque inyecta entusiasmo y permite a una generación de jóvenes conectarse con logros instantáneos -concluye-. Tal cual como en un videojuego, tiene mucha adrenalina. Genera pequeñas victorias, es divertido y muy, muy productivo."