3 funciones de Excel que te van a ayudar a organizar tu negocio

¿Necesitás una herramienta que te ayude a gestionar ventas, stocks, compras, clientes, proveedores y miles de cosas más? Seguramente la tengas más cerca de lo que pensás. Hoy Luciano Pizarro, Licenciado en Economía, doctorando en Dirección de Empresas y Cofundador de Branding Agency nos explica algunas funciones de Microsoft Excel que no podemos dejar de conocer.

Más del 77% de las computadoras tienen sistema operativo Windows. El resto del mercado se divide entre MacOS, Linux y la nueva plataforma de Google, ChromeOS. Lo interesante es que no importa qué computadora o sistema operativo tengas, seguramente tengas instalado el Microsoft Excel o sus versiones similares, por ejemplo, Numbers de MAC o Google Sheets de Google en tu computadora.

Esta herramienta tan popular y potente al mismo tiempo es conocida por muchos, pero seguramente muy pocos sean conscientes de su increíble potencial. Los emprendedores podemos hacer uso de un sinfín de características de este programa con la gran ventaja que nos ahorramos la curva de aprendizaje de aprender a utilizar un nuevo sistema y eventualmente de tener que incurrir a un costo adicional para contratar nuevas plataformas de administración y gestión.

Cuando estamos arrancando con nuestro emprendimiento, en general, no tenemos tiempo ni dinero para poder contratar sistemas que fueron especialmente dedicados y diseñados para gestionar negocios, locales y empresas o inclusive porque probablemente aún no tengamos la estructura que justifique dicha inversión. El Excel nos permite llevar adelante una administración prolija y ordenada de nuestro negocio como, por ejemplo, gestionar ventas, compras, clientes, proveedores, cobros, pagos y stocks. Todo de forma automática. Es cierto que cuando uno le exige mayor nivel de complejidad y automatismo al sistema, puede ser más difícil configurarlo, pero todo lo podemos ir haciendo de a poco, paso a paso, a medida que la situación de nuestro emprendimiento lo demande.

Algunos de los usos imprescindibles del Excel para tu emprendimiento, local o negocio que te van a ayudar en el día a día para ahorrarte tiempo son:

1. Base y registro de datos

Quienes alguna vez hayan utilizado Excel habrán visto que se trata de una gigante planilla con miles de filas y columnas. De hecho, para ser más preciso, el Microsoft Excel soporta más de un millón de filas y más de quince mil columnas así que podés guardar un montón de información y datos sin preocuparte. Estas planillas las podés utilizar para guardar información por ejemplo de tus clientes, su nombre, email, fecha de nacimiento y sus redes sociales y luego hacer campañas de email marketing o publicidad en redes sociales. Además, podés registrar todas las compras y ventas que vas realizando día a día ordenada por fecha, hora, vendedor, medio de pago, entre otras y llevar una administración prolija y ordenada. El Excel posee increíbles funciones para gestionar las tablas como filtrar, ordenar, mostrar u ocultar datos de acuerdo con determinados criterios, sumar, promediar y muchos más. Si tenés empleados podés tenerlos anotados dentro de una planilla e ir anotando la cantidad de horas que van trabajando cada uno de ellos y las ventas que van realizando (si cobran comisión) para que luego, al realizar su liquidación de sueldo la realices de forma precisa y evites cualquier equivocación.

2. Gestor CRM y compatibilidad con otras plataformas

Muchas pequeñas empresas ya utilizan un sistema de CRM para la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente. Estos sistemas forman parte de una estrategia orientada al cliente en la cual todas las acciones tienen el objetivo final de mejorar la atención y las relaciones con clientes y potenciales. Aquellos emprendedores que todavía no utilizan estas plataformas, el Excel nos brinda muchas herramientas para generar estas estrategias. Igualmente, si utilizás un gestor CRM, no te preocupes, la mayoría de estos sistemas nos permiten descargar la información en formato Excel por si querés complementar con otra información adicional. Para armar un gestor de CRM en Excel es clave que la información esté bien organizada y para ello debemos utilizar correctamente las filas y columnas, ponerles títulos descriptivos y utilizar distintos colores. Además, podemos complementar las tablas con gráficos mostrando por ejemplo en un gráfico de barras cuáles son los meses o los horarios que más nos compran nuestros clientes, en qué zona compran más, cual es el producto más vendido y como evolucionan las ventas en los locales y en la tienda online.

3. Reportes a través de tablas dinámicas

Las tablas dinámicas suelen ser un tema tabú para todos los que no utilizan con frecuencia el Excel, pero resulta que es una de las funciones que más te puede ayudar para realizar reportes dinámicos y son muy sencillas. Seguramente tenemos mucha información en diversas tablas y lo que más nos puede costar es tratar de unir toda esa información, interpretarla y que nos ayude a tomar acciones y decisiones. A través de las tablas dinámicas, podemos tomar información de distintas tablas y armar tablas independientes que vinculen solo los criterios que nos interesen y que nos realicen gráficos. Por ejemplo, tenemos una tabla en Excel donde anotamos las ventas con sus respectivas fechas, horarios, vendedores, medios de pago y ubicación del local. Esta tabla puede resultar muy difícil de interpretar por la gran cantidad de datos. Utilizando la función de tablas dinámicas, podemos realizar nuevas tablas mostrando de forma ordenada los criterios que queramos analizar cómo ser monto de ventas del local de Buenos Aires al mediodía en el mes de enero.

Es importante mencionar que el Excel está disponible también en su versión móvil por lo que, aunque tengas Android o IPhone vas a poder llevar las planillas de tu negocio en tu celular y analizarlas, editarlas y compartirlas en cualquier momento y en cualquier lugar.

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