Empremanagement. Todo sobre nuestra clase online con Marcelo Rabinovich

En un nuevo encuentro virtual de OHLALÁ! Makers, Marcelo Rabinovich, experto en Liderazgo y Management, habló de "Empremanagement", un sistema para gestionar personas y ejecutar tareas con éxito. Casi trescientas alumnas de todo el país participaron de la clase online, con el apoyo de Santander Women y Swiss Medical.

Especialista en aplicar la psicología al mundo de los negocios, Rabinovich centró su clase en darle a las makers herramientas para encaminar un emprendimiento al éxito en gestión."Management para emprendedoras no es lo mismo que para una compañía. Tienen desafíos totalmente diferentes", comenzó. Según el experto, a la mayoría de los emprendedores les cuesta pensar estratégicamente y organizarse. ¿Por qué? Por falta de tiempo.

¿En qué se va el tiempo?

Según el experto, la frase que más se repite es "No me alcanza el tiempo". Muchas veces, no hay distinción entre la vida laboral y la personal. El trabajo se vuelve "full life", más aún en tiempos de cuarentena. Las redes sociales invaden y roban tiempo, pero también las tareas apremiantes, que no te permiten concentrarte en lo importante. "La foto de las emprendedoras es que siempre corren entre lo urgente y lo operativo", aseguró. ¿Te suena algo de esto?

"La mala noticia es que el tiempo no lo podés controlar, lo que sí podés cambiar es tu mindset al respecto y aprender a organizar las tareas de tu emprendimiento. Si vos creés que no te alcanza el tiempo, no te va a alcanzar", alentó a las asistentes. Para eso, propuso un ejercicio muy simple para autoevaluarte, distinguir qué cosas te sacan tiempo y poder ordenar. Vas a obtener más tiempo para pensar estratégicamente el negocio y también para vos.

• Pensá qué tareas hacés habitualmente a nivel laboral en una semana tipo. Escribilas en la columna "Tareas/Actividades". ¡Ojo! No pongas lo que querés que ocurra, sino solamente lo que hacés, bien concreto. Esto ya te da una idea de en qué se te va el tiempo.
• Colocá el número 1 a la tarea que más tiempo te lleva, número 2 a la que sigue y así. Te va a ayudar a jerarquizar el tiempo.
• En la columna "Esfuerzo" colocá "A" para que la que te implique mayor esfuerzo (emocional, físico, analítico) y "B" las que implican un esfuerzo bajo.
• En la cuarta columna poné una cruz en aquellas actividades que te motivan. Son tareas que no te sentís obligada a hacer, sino que te dan placer.
• En la última columna, completá con estas letras, según corresponda, si la tarea es:

• a. De estrategia y largo plazo
• b. Orientada a la organización y eficiencia del equipo.
• c. Para resolver problemas cotidianos.
• d. Para desarrollar las competencias de los colaboradores.
• e. Para generar integración y motivación en el equipo.
• f. Para desarrollar innovaciones que aporten valor.

¿Cuáles son las letras que más se repiten y cuáles te faltan?

Profesionalizate

"Hay que tratar algo que le pasa a muchas emprendedoras. Hay mucho oficio, pero pocas profesionales", explicó Marcelo. Una de las claves para profesionalizarse es lograr un sistema de trabajo que te permita escalar. "Si siempre decís ‘Yo puedo’, si vos te ocupás de todo, no vas a crecer con tu negocio. Hay que tener un sistema de trabajo, si no te convertís en el obstáculo más grande. Tenés que dejar la cancha y ponerte a ser directora. Si no te alcanza el tiempo es porque no priorizás", señaló. El emprendimiento te tiene que trascender. Para ello, es preciso armar un modelo escalable y que no dependa exclusivamente de vos. ¿Cómo se hace? Esto depende de si tenés gente a cargo o no.

Si tenés un equipo:

Para lograr el éxito es fundamental convertir tu grupo en un equipo. El gran secreto de armar equipos es poder delegar. Para que puedan desarrollar sus funciones, es clave que vos adoptes estos seis roles :

• Estratega. Tu equipo necesita saber cuál es el norte. Una buena estratega entiende la visión de la empresa, el negocio, la propuesta de valor. Dice: "Vamos para allá".
• Manager. La estructura tiene que estar alineada a la estrategia. Por eso, nadie mejor que vos para armar el equipo. Sos la que sabe cuáles son las áreas clave.
• Supervisora. Ver que la gente haga lo que tiene que hacer. No es controlar, sino conocer las reglas del juego y entender las diferencias entre las personas.
• Coach. Si alguien de tu equipo no sabe hacer algo, coachealo. Si no desarrollás al otro, te condenás a hacer todo vos.
• Motivadora. Tu equipo necesita estar motivado para hacer las tareas que les encomendás. Es el salario emocional.
• Emprendedora. Convertir problemas en oportunidades.

Para conocer en detalle cada uno de estos roles no te pierdas los videos que Marcelo Rabinovich en nuestro E-learning:

Coach-motivadora-innovadora

Estratega-organizadora-supervisora

Si no tenés un equipo

Como no podés hacer todo junto, tenés que priorizar, hacer foco en lo importante. Sos una emprendedora cuatro por cuatro. Hay cuatro metas a alcanzar: captar, vender, cobrar y entregar. Si focalizás en el 20% de las tareas, vas a lograr muy buenos resultados. Después preguntate si pensás estratégicamente, si tenés tiempo para pensar y ejecutar, para aprender, etc.

Diferenciar lo urgente de lo importante

Dado que el tiempo no se puede comprar, ni almacenar, es fundamental saber administrar las tareas. Marcelo presentó a las asistentes una matriz para poder distinguir lo urgente de lo importante, y así obtener tiempo.

• Urgente e importante. Son las crisis, los problemas. En este cuadrante siempre estás apagando incendios. Son cosas que, si no las hacés, tienen una consecuencia negativa. Acá tu accionar es reactivo, porque actúa en función de lo que va aconteciendo.
• No importante pero urgente. Son los "robatiempos", las cosas importantes para los demás. Cuando le dedicás tiempo a estas cosas, el otro marca tu agenda y eso te hace dejar todo por la mitad. En este sector ganan las interrupciones, el ruido, que te saca de foco.
• No urgente e importante. Son las "piedras grandes", los objetivos a cumplir, el para qué de tu emprendimiento. Como no es urgente, muchas veces se deja de lado, pero centrarte en este cuadrante es fundamental para tu negocio. Acá tenés que ser proactiva, aprender a planificar y delegar. Si trabajás en esta parte, tenés visión, sabés a dónde ir y direccionás tu vida personal y laboral.
• No importante y no urgente. En la vida es necesario disfrutar. Acá se encuentran las válvulas de escape, imprescindible para poder llevar a cabo el resto.

¿De dónde saco el tiempo?

Para poder manejar lo urgente e importante, tomate un ratito para hacerte cinco preguntas antes de arrancar el día:

• ¿Es una tarea que puedo hacer en dos minutos? Escribí una lista de todo lo que tenés que hacer. Lo que dure dos minutos, sacátelo de encima primero. No arranques nada que no puedas terminar.
• ¿Es una tarea que puedo delegar? Todo lo que te puedas encargar a otros, hacelo. Pero fíjate a quién se lo das y si la persona está preparada y tiene las herramientas para llevarlo a cabo.
• ¿Lo hago yo? Tené en cuenta plazos y si es una tarea simple o un proyecto. Priorizar implica tomar decisiones y eso significa renunciar a algo. Si te creés omnipotente, vas a terminar detonada.
• ¿Lo postergo? Si podés patearlo, pensá para cuándo.
• ¿Lo elimino? Identificá los "robatiempos" y qué consecuencias te provocan. Una vez que hagas esto, te vas a dar cuenta la cantidad de tiempo que perdías haciendo estas tareas poco importantes o delegables.

Hábitos para mejorar productividad

• •Método Pomodoro: ponete lapsos de 25 minutos de concentración. En ese tiempo no existe la multitarea. Aprendé a decir que no.
• •Establecé rutinas: sacate el pijama y hacé la cama, vestite. Armá tu espacio de trabajo y de privacidad.
• •Ponele un límite a la jornada laboral: hacé un corte entre tu vida personal y laboral. Es fundamental hacer actividad física para descargar tensiones.
• •Desconectate una hora antes de dormir: las luces de la tele, la laptop y celular estimulan la melatonina y hacen que la mente crea que hay más tiempo laboral.
• •Unite con gente afín: es importante una bocanada de aire fresco que te traiga novedades. Decile no a la gente tóxica.

¿Cómo se supervisa?

Para acompañar en forma activa a tus colaboradores, tené en cuenta estos consejos. "Supervisar no es controlar, sino acompañar en forma efectiva a tus colaboradores", explicó Marcelo. El primer punto es comunicar lo que querés claramente. Para ello escribí el objetivo, ponele fecha y fijate si la persona tiene los recursos para lograrlo. Es clave chequear que entendió (no sólo escuchó) lo que le pediste. Luego, explicale lo que hay que hacer y cómo. Esto no implica sólo revisar al final, porque eso sería una auditoría, sino testear el terreno mientras lo hacen para detectar desvíos y corregirlos. Respondé dudas, para que la gente se entusiasme y, por último, compará el resultado final con el objetivo.

"Este es el secreto: un minuto para fijar la meta, un minuto para reconocer a alguien y un minuto para corregir", compartió con las Makers el profe invitado. "Decile a la gente lo que esperás de cada uno para que la meta se logre. Tienen que saber cuál es tu expectativa. Las personas necesitan coordenadas claras, porque si no, las dudas las reemplazan con sus propias creencias". Por eso, es preciso observar la performance y dar feedback. Así, la otra persona corrige, aprende y vos podés delegar tranquila.

Los cambios de conducta comienzan con la meta, pero para mantenerse en el tiempo, son necesarias las consecuencias. Por eso, otra clave es reconocer cuando tus colaboradores hacen bien las cosas. Esto va a permitir que la gente se entusiasme. Este reconocimiento no necesariamente es económico.

Todo esto no implica dejar de ser exigente, todo lo contrario. Ante un error, sé concreta, específica, marcá lo que tiene que mejorar, charlalo. Estimulá a que la persona piense porqué hizo lo que hizo y cómo lo puede cambiar. Así se compromete y hasta puede ser que tenga una idea mejor que la tuya. La gente, cuando le ponés estos límites, no se queja, porque los estás ayudando para que le vaya bien con su tarea. Ese es tu rol. "Pensá que cuando le dedicás un minuto a la gente es para vos, porque podés delegar, para tener más tiempo", aseguró Marcelo.

¿Cómo hacer si tenés socios?

"El gran error de los socios es creer que el otro va a trabajar igual que uno", aseguró Marcelo. Por eso, es clave definir los roles y las tareas que requiere tu emprendimiento y dejarlo por escrito. Luego, vean qué hace cada una, repartan las tareas. Algo muy importante es definir cómo se supervisan, se evalúan. Es fundamental despersonalizar eso, si no, se mezcla el vínculo con la tarea. Por ejemplo, si vos estás en la parte comercial, que el indicador sea tasa de conversión; tu socia, en la parte producción, puede ver la parte del remanente. A partir de ese momento no importa quién ocupa esa posición, evaluás el rol, ese objetivo. Si no, juzgás personas y eso puede hacer mucho ruido entre ustedes.