El aumento de trabajo remoto cambia el diseño de las oficinas

Trabajar de forma remota es la nueva normalidad, y el creciente número de empleados que cumplen su tarea desde casa está cambiando, paradójicamente, la naturaleza del diseño de la oficina. A medida que más y más empresas reconocen el valor de permitir que los empleados trabajen desde su hogar -un beneficio que le permite a los empleados obtener un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal, e incluso puede hacer que los trabajadores sean más productivos- más importancia toma la necesidad de generar espacios en los que se sientan cómodos tanto trabajadores en personas como aquellos que se manejan de manera remota. El cambio plantea una pregunta para las empresas: ¿cómo se diseña un espacio cuando una parte importante de su fuerza laboral lo utiliza de vez en cuando o directamente no lo utiliza? Fast Company habló con tres compañías parcialmente remotas: la compañía de software de administración de proyectos Basecamp, Atlassian -que fabrica herramientas como Trello y Jira- y el servicio de alojamiento de desarrolladores GitHub, para descubrir cómo han diseñado sus oficinas para acomodar a todos, independientemente de donde están trabajando.

Cuando Basecamp comenzó en 1999, los empleados de la compañía eran todos locales. Pero cuando el quinto empleado, David Heinemeier Hansson, que ahora es socio de la compañía, tenía su base en Copenhague, los otros fundadores de Basecamp también decidieron probar el trabajo remoto lo que impactó profundamente en el diseño de la oficina de Basecamp. El CEO, Jason Fried, dice que diseñó la oficina para "simular cómo sería si nadie estuviera realmente en la oficina". Eso significó hacer que la experiencia de trabajar en ese lugar fuera lo más cercana posible a hacerlo desde el hogar. Si estás en casa en un segundo dormitorio o no hay nadie cerca durante el día, no estás distraído", dice Fried. "Queríamos crear un espacio de oficina para simular las ventajas de eso, pero también dar una oportunidad para que las personas se reúnan en un entorno con control de sonido ". Como resultado, la oficina de Basecamp es más un lugar para reunirse. Hay materiales acústicos en las paredes para garantizar que siempre esté tranquilo. Los escritorios están separados al menos 10 pies para que no puedas ver a nadie cuando estás sentado y trabajando. Y para esas conversaciones inevitables, dice Fried, hay habitaciones insonorizadas.

En este punto, Basecamp se ha vuelto tan remoto que solo unos pocos empleados siguen trabajando en la oficina de Chicago de la compañía de manera regular. Como resultado, Fried dice que la oficina es demasiado grande para los propósitos de la compañía. Cuando venga el contrato de arrendamiento del espacio este año, planea mudarse a un espacio mucho más pequeño, o tal vez abandonar la oficina por completo.

No todas las empresas son casi remotas, como Basecamp. Otros, como la compañía de software Atlassian, tienen un número menor de empleados remotos (el equipo responsable de la popular aplicación Trello de la compañía es un 70 por ciento remota) y operan una serie de oficinas a las que muchas personas viajan regularmente. Eso significa que se está produciendo mucha colaboración en las salas de conferencias, utilizando el software de videoconferencia. Como resultado, Scott Hazard, director global de bienes raíces y experiencia laboral en Atlassian, diseñó las oficinas de la compañía con muchos espacios pequeños y acústicamente sólidos. Escuchó de los empleados que trabajaban en una de las 12 oficinas de Atlassian que necesitaban espacios más pequeños, salas de conferencias de cuatro a seis personas, ya que muchos de ellos estaban colaborando con otra persona que trabajaba de forma remota. Pero para admitir estas pequeñas salas de conferencias insonorizadas, Atlassian también proporciona otros rincones alrededor de la oficina que actúan como espacios de desbordamiento. Con estos rincones, las personas pueden continuar su videollamada fuera de una sala de conferencias sin molestar a otras personas en la oficina. Estos rincones también son útiles para reuniones más grandes. Hazard dice que cuando Atlassian adquirió Trello en 2017 , el equipo se enteró de que no debería haber siete empleados sentados alrededor de una mesa para tomar una llamada remota. En cambio, Hazard dice: "Alentamos a las personas a que se suban a sus propios sistemas si alguien es remoto y creen ese modelo de interacción democrática: todos marcan en su propio sistema y tienen una pantalla individualmente".

Cuando los trabajadores remotos ingresen a la oficina, necesitarán un lugar para sentarse, e idealmente, un lugar donde se sientan como en casa a los pocos minutos de llegar, además de parte de la comunidad con los compañeros de equipo que no puede ver con tanta frecuencia?", dice Hazard de Atlassian. Para crear esa sensación, Hazard se asegura de que cada oficina tenga espacios centrales para el equipo que estén marcados con el nombre y la función del equipo, donde los miembros del equipo también pueden agregar sus propias decoraciones y personalidad. Luego, cuando los trabajadores remotos entran a la oficina, hay una base de operaciones inmediata. Él piensa en este espacio como el centro del vecindario o "pueblo" del equipo. También cuenta con casilleros para que la gente los use y no tiene asientos asignados. De esa manera, todos los empleados pueden "sentir que todos tienen un lugar y un propósito, así como crear un sentido local de comunidad dentro de una aldea o un grupo de escritorios".