Cuáles son los nuevos códigos y necesidades para volver a la oficina

Las maneras de trabajar y de habitar el espacio de trabajo se transformaron profundamente desde la llegada de la pandemia. No solamente en el cómo se distribuye el tiempo, sino en el cómo se organiza el espacio mismo. Hoy por hoy, y sin dudas de manera permanente cuando cesen las restricciones, más trabajo se realiza desde la casa particular, desde cafés o coworkings, y menos directamente en la oficina. Pero incluso el tiempo que sí se ocupa en la oficina se realiza en un espacio físico que es diametralmente distinto a lo que era antes del Covid. El mundo del real estate, como tantos otros rubros, hoy se readapta y planifica en base a hábitos y parámetros de demanda que han cambiado para siempre.

Recientemente se publicó un informe que da cuenta de esas transformaciones. Más de 32.000 participantes alrededor del mundo respondieron al Steelcase Global Report, a cargo de Steelcase, compañía norteamericana de arquitectura de interiores, mobiliario y tecnología para espacios de trabajo, que fue diseñado para medir cómo es que la pandemia COVID-19 cambiará el futuro del trabajo. Los resultados, si bien son esperables y palpables, reflejan la ola de cambios que afecta al diseño de cientos de millones de metros cuadrados que son parte del uso diario de una porción considerable de la población adulta en el mundo.

La conclusión más evidente del informe es que el planeta avanza hacia un modelo híbrido. El 87% de los relevados dicen que esperan permitir una mayor flexibilidad sobre dónde, cuándo y cómo trabajan las personas. Sin embargo, la cantidad de organizaciones que esperan que las personas trabajen exclusivamente desde casa solo aumentó un 2% a nivel mundial desde el comienzo de la pandemia. La oficina se sigue necesitando. Pero, ¿qué oficina?

El reporte de Steelcase identificó cinco necesidades críticas de los empleados que cambiarán la experiencia laboral de manera general:

• La seguridad, o la necesidad de estar y sentirse seguro antes las amenazas de salud: condiciones del aire, protocolos de sanitización, limpieza, etc.
• La pertenencia, ya que después del aislamiento hay una necesidad imperante de pertenecer a algo y saberse parte importante de ello.
• La productividad, o el saber que lo que se hace “significa algo” y es importante para la organización.
• El bienestar, ya que al tener más conciencia de las necesidades físicas, cognitivas y emocionales, los empleados esperan que éstas sean abordadas cuando vuelvan a los espacios de trabajo.
• Y finalmente el control, entendido como el dominio de la distribución del tiempo, ya que en casa se tienen más opciones para integrar aspectos de la vida personal a lo largo del día, como hacer ejercicio o interactuar con familiares, amigos o mascotas.

De igual forma, las investigaciones identificaron cuatro cambios macro que los líderes deberán adoptar para crear lugares seguros y atractivos donde las personas puedan participar y ser productivas: seguridad, productividad, inspiración y flexibilidad.

“El experimento global de trabajar desde casa está cambiando para convertirse en un experimento de trabajo híbrido, que al parecer llegó para quedarse. Pero no existe una fórmula única, debemos adaptarnos al negocio, la cultura y las necesidades de los equipos”, compartió Elena Mazzoni, gerente comercial de Open Office.

Cimentado el consenso en torno a la muerte de la vieja oficina, queda abierto el desafío de diseñar la nueva. En esa línea, Mazzoni afirma que son numerosas las empresas argentinas, tanto grandes corporaciones como pymes, que están reconstituyendo sus espacios laborales: “Nos están llamando mucho, y nos consultan especialmente sobre cómo agregar áreas colaborativas”, cuenta la ejecutiva. Sin dudas una tendencia en alza: el trabajo individual se realiza en mayor medida en el hogar o en un lugar particular, mientras que el espacio laboral de la empresa es el lugar al que se acude a trabajar en equipo, intercambiar ideas, mantener reuniones o recibir clientes. Mazzoni cuenta que muchos clientes son al principio escépticos: “Preguntan dónde, si no tenemos espacio”.

Manos a la obra

Los obstáculos pueden venir, en un principio, por el lado del acostumbramiento y los cambios estéticos o de funcionalidad en algunos espacios, pero en términos prácticos la implementación es relativamente simple. “Hay una tendencia de reemplazar las grandes salas por espacios abiertos, o por lo menos con un área suficiente para dos o tres personas”, explica Mazzoni. “Los espacios abiertos colaborativos pueden ser desde salas de comedor que se transforman en áreas más parecidas a un café, al estilo Starbucks”, apunta. Dichos sectores deben estar equipados con sillas cómodas, buena luz, acústica adecuada. También son usuales las mesas y banquetas altas. Sin embargo, también es importante generar espacios “de foco”. Se trata de salas más pequeñas en las que se puedan tomar videollamadas o mantener reuniones mano a mano. La clave es una sana distribución entre espacios comunes y áreas individuales sin asignación fija, el cual se logra con una delimitación flexible.

“Es muy importante trabajar la elasticidad del espacio”, afirma Mazzoni. “Pantallas móviles, pizarras, mobiliario de guardado. Los límites deben ser móviles y sujetos a ser cambiados rápidamente, a veces por los propios usuarios y a veces por el personal de mantenimiento”, explica. Para cumplir esa función también son usuales los maceteros y las plantas. “Hay que buscar maneras de delimitar que no necesariamente impliquen una barrera de piso a techo”.

Otra estrategia pasa por el doble uso de las oficinas privadas ya existentes. “Las oficinas particulares, específicamente de los niveles de gerencia, pasan muchas horas al día desocupadas. Es recomendable amueblarlas de manera de que haya un escritorio propio, pero también que pueda ser utilizada como sala de reuniones para varios, atender videollamadas, etc. Hay que armarlas para un doble uso, evitando que esos metros queden inutilizables cuando no está su ‘dueño’”, apunta Mazzoni. “En general ese doble uso tiene buena recepción de los usuarios. No desaparece por completo el uso exclusivamente individual, lo cual es una situación intermedia antes de la movilidad total. Mientras el ‘dueño’ tenga donde sentarse cuando llega, un lugar donde dejar sus cosas y cerrar la puerta, perfecto”, grafica. Se potencia el espacio utilizable sin necesidad de agregar metros cuadrados.

En ocasiones, sin embargo, la transición cuesta. La estabilidad del puesto fijo es asociada al trabajo y la productividad, mientras las áreas comunes evocan esparcimiento o descanso. “Todos tenemos esa sensación de apropiarnos de lo nuestro, ese ‘¿dónde está mi escritorio?’. De a poco, la cultura cambia y no lo juzga mal. No se trabaja solamente en el escritorio. Hay que aceptar que se puede estar sentado en un café y estar trabajando. En las generaciones más jóvenes cuesta menos. La movilidad sale más naturalmente dependiendo de la edad, la cultura laboral y el rubro”, desarrolla la ejecutiva.

El desafío, resalta, no está en el costo sino en una clara formulación de los objetivos. La creatividad es más importante que la inversión. “No se necesitan más metros para tener espacios de alto rendimiento. Hace falta menos de lo que se piensa”, explica. También es aconsejable arrancar por pruebas piloto, empezar por partes de la fuerza laboral que son más permeables al cambio. “Es contagioso, en general la movilidad, el espacio blando, la comodidad, etc. gustan mucho. Todos ven que es aplicable para todos”, afirma Mazzoni.

Y concluye: “Las empresas tienen la necesidad de lograr que la fuerza laboral empiece a volver. Deben lograr identificación con la toma de decisiones, deben atraer gente nueva, transmitir conocimientos, generar sinergia. En la virtualidad es difícil. Hay una necesidad de volver a verse, construir cultura, transmitir. Y el espacio juega un rol clave”.