Pros y contras de los espacios abiertos de trabajo

El diseño interior de las oficinas fue cambiando de la mano de las nuevas formas laborales. La sinergia y el trabajo colaborativo entre los empleados, la aparición de las computadoras portátiles y de los teléfonos celulares sumado a la irrupción el trabajo a distancia fueron configurando la arquitectura interior de los nuevos espacios laborales que privilegia las vistas libres y los espacios compartidos priorizando plantas sin paredes, es decir abiertas.

Ya en 2010, un estudio de la International Facility Management Association, determinó que el 68 por ciento de las personas en los Estados Unidos trabajaban en una oficina sin paredes o con paredes bajas. Entre las primeras compañías internacionales que hicieron punta con esta tendencia se destaca Google, que en 2005 modificó sus oficinas de Mountain View, en California, de la mano del arquitecto Clive Wilkinson que extrajo los cubículos y las divisiones para dar lugar a los grandes espacios comunes de trabajo. El diseño de Wilkinson contemplaba algunos espacios privados como pequeñas salas de reuniones acristaladas. "Con el ascenso de la firma (Google), la visión de un lugar de trabajo colaborativo impactó en el mercado. Fue así que tuvimos compañías que vinieron a nosotros y nos dijeron: ‘Queremos ser como Google’", comenta Wilkinson en una nota otorgada a un medio americano.

Este concepto, que apareció con fuerza hace casi una década, hoy suma tantas adhesiones como rechazos. Para muchos este tipo de lugares generan una constante distracción motivada no sólo por el movimiento de los empleados sino también por el inevitable ruido que se genera en los ambientes grandes. Una encuesta realizada por la compañía de aprendizaje en línea Udemy muestra que el 70 por ciento de los trabajadores admiten sentirse distraídos cuando están en el trabajo. El problema, según remite el estudio, es más complejo para los millennials y para la generación Z: un 74 por ciento declara sentirse distraído. Según los especialistas es probable que parte del problema provenga del espacio de trabajo, ya que muchas empresas carecen de áreas verdaderamente privadas para los empleados. El 80 por ciento de los encuestados rotuló a sus compañeros como "habladores" y reconoció al ruido de la oficina como una de las principales distracciones.

Pero este problema no solamente afecta a los empleados sino también a los empleadores, ya que los trabajadores tienden a ser menos productivos. Los investigadores han descubierto que puede llevar más de 25 minutos que alguien regrese al trabajo cuando ha sido interrumpido, y que las interrupciones de solo 2,8 segundos pueden duplicar la cantidad de errores que cometen las personas, según una estadística realizado por la Universidad de California (EE.UU.). Uno de los mitos más grandes de la oficina abierta es que fomenta la colaboración entre compañeros de trabajo. La explicación que dan los diseñadores es que los espacios sin paredes estimulan las conversaciones espontáneas entre los empleados, y que estas representan puntos de partida para nuevas y originales ideas que más de una vez terminan convirtiéndose en negocio. Sin embargo, no todo lo que brilla es oro: un estudio de Harvard Business School realizado el año pasado descubrió que las oficinas abiertas fomentaron una menor colaboración interpersonal, ya que los empleados pasaban un 73 por ciento menos de tiempo interactuando entre ellos en personal. Este fenómeno tiene su razón: por el deseo de no distraer o molestar a sus pares, la gente comenzó a enviar más correos electrónicos y mensajes instantáneos. En números concretos, la investigación realizada por la universidad americana cuantificó que el uso del correo electrónico se incrementó en un 67 por ciento.

Tal como se planteo anteriormente, está claro que una las mayores distracciones en las oficinas abiertas provienen del exceso de ruido. En 2014, el fabricante de muebles Steelcase realizó una encuesta entre 10.000 trabajadores y descubrió que las personas perdían hasta 86 minutos por día debido a la invasión sonora. Por otra parte, un relevamiento realizado un año antes reveló que casi la mitad de los empleados tenían un problema con las distracciones acústicas, en particular, por escuchar conversaciones de terceras personas. Ambos estudios dan cuenta que tanto el exceso de ruido como las distracciones sonoras son un problema contra la productividad y creatividad de los trabajadores. Otro estudio realizado en 2018, en este caso por la firma WeTransfer demostró que el 65 por ciento de los creativos a la hora de hacer un buen trabajo priorizan tanto el silencio como los ambientes tranquilos. Estas dos características se impusieron por sobre los espacios limpios, ordenados y hasta con iluminación natural. "La sobrecarga sensorial que viene con los planes de oficina abierta llega a un punto en el que apenas puedo funcionar", reconoce un diseñador gráfico de 47 años que ha pasado más de dos décadas trabajando en entornos abiertos. "Incluso tuve que renunciar a un trabajo una vez por eso", recuerda.

No apto para todo tipo de personalidades

Muchas personas, las más tímidas, sienten que en este tipo de oficinas atentan contra su privacidad e incluso la de sus compañeros generando inhibiciones e introspecciones que, en la mayoría de los casos, merman el rendimiento no sólo productivo sino también creativo de las personas. Algunos empleados consultados por el estudio afirman que en este tipo de ambientes la sensación es que "como si alguien estuviera mirando por encima de tu hombro, y no hay lugar para escapar cuando necesitas atender una llamada telefónica o incluso solo tomarte un momento tranquilo en soledad".

Este es un tema álgido que cruza al tema de género. El estudio siguió el cambio de una oficina gubernamental que pasó de un diseño convencional a otro abierto. Originalmente, el trabajo no contemplaba un enfoque vinculado con cuestiones de género hasta que la autora del trabajo, que se ocultó en la oficina durante largos períodos, notó que comenzó a sentir la presión, ante la constante mirada de los trabajadores de ese lugar, de vestirse de manera diferente. Impulsada por esa sensación, la investigadora decidió entrevistar a otras mujeres en la oficina y descubrió que algunas evitaban transitar por determinadas secciones para eludir la mirada de sus compañeros. Otras, en cambio, modificaron la forma en que se vestían o se maquillaban porque sentían que se encontraban como expuestas en una vidriera constante. El testimonio de una trabajadora reveló que: "en más de una ocasión optó por escaparme un rato de la oficina no sólo para poder tener un poco de privacidad sino también para bajar la tensión que me genera ese espacio laboral".

¿Fin de una moda?

Mientras las oficinas abiertas han estado de moda durante más de una década, los estudios recientes han desmentido sus beneficios. Los investigadores han demostrado que las personas en oficinas abiertas toman casi dos tercios más de baja por enfermedad e informan mayor infelicidad y más estrés que aquellos que se desempeñan en espacios con más privacidad.

Según Humanyze -la red que ayuda a las empresas a utilizar el análisis de red organizacional (ONA) para comprender cómo funcionan realmente sus equipos-, los planes abiertos son excelentes para fomentar la interacción entre los equipos, lo que es útil cuando una empresa está tratando de crear nuevos productos. Pero son contraproducentes para alentar la interacción dentro de los equipos, lo cual es necesario para el trabajo basado en la ejecución, como escribir código, cuando los empleados necesitan estar sincronizados. En síntesis, una oficina abierta puede ser adecuada para una empresa que presente nuevas ideas, pero cuando alguien tiene que implementarlas, se vuelve una distracción. Para Janet Pogue McLaurin, directora de la firma de arquitectura Gensler, que ha diseñado docenas de oficinas corporativas prominentes, dice que las oficinas abiertas más efectivas incluyen una gran cantidad de salas de reuniones y áreas privadas para una concentración profunda, pero estas suelen ser más caras. "Las empresas innovadoras en realidad utilizan más espacios en toda la oficina", dice ella. No esperan que el escritorio sea el centro de la vida laboral de un empleado.