Cómo encuadernar los archivos

La mayoría de los usuarios que trabaja con el paquete Office utiliza las aplicaciones que lo conforman de manera individual. En otras palabras, no parece haber una gran integración entre cada uno de los productos (Word, Excel, Access, PowerPoint, etcétera).

Sin embargo, la suite de Microsoft cuenta con herramientas que logran integrar los archivos generados por cada aplicación.

Una de esas herramientas es el Cuaderno o Binder (como se denomina en la versión en inglés). Este archivo permite, básicamente, agrupar documentos, planillas de cálculo o presentaciones relacionadas con un mismo proyecto. Por ejemplo, un desarrollo de oficina realizado con planillas de Excel, pero con el que están relacionados archivos de Word usados como memorandum, presentaciones de PowerPoint para mostrar el sistema, etcétera.

Todos estos archivos pueden almacenarse juntos en un Cuaderno de Office , por lo que quedan aglutinados en un único archivo. La gran ventaja de esto es que los componentes individuales se mantienen juntos para copiarlos, imprimirlos, moverlos, salvarlos, enviarlos por mail o publicarlos en una página de intranet o Internet. Además, se pueden agregar o remover secciones (como se denomina dentro del cuaderno a cada archivo); aplicar propiedades para todo el cuaderno o sólo para algunas de estas secciones e, incluso, establecer números de página, encabezados, pies de página u otros elementos de formato.

Secciones y archivos

Ya hemos visto qué es un Cuaderno , por lo tanto, es oportuno analizar prácticamente cómo se trabaja con uno de ellos.

Para crearlo, ingrese en la carpeta en la que está instalado el Office (por lo general, C:\Archivos de programa\Office , C:\Msoffice o alguna otra ruta y nombre por el estilo) y haga un doble clic en el icono Cuaderno de Microsoft . Se abre una interfaz en la que sólo hay una barra de herramientas con cuatro ítem ( Archivo , Ir , Sección y ? ). Este es un cuaderno nuevo, cuyo nombre por defecto es Cuaderno1 .

Si necesita crear otro, Cuaderno2 , ejecute el comando Archivo/Nuevo cuaderno (o el atajo de teclado Ctrl+U ) y, en la ventana abierta, haga un doble clic sobre el icono de la plantilla base.

Para nuestro ejemplo, sin embargo, basta con el primero. La tarea inicial en un cuaderno nuevo es agregar una sección. Para esto, corra la instrucción Sección/Agregar... El cuadro de diálogo que se abre presenta los iconos de 4 plantillas: Presentación de PowerPoint , Hoja de cálculo de Excel , Gráfico de Excel y la de documentos de Word. Presione, por ejemplo, el que corresponde a Excel. De inmediato, surge una planilla de cálculos en blanco que deja, en el costado izquierdo de la pantalla, una franja en la que aparece un icono con el título Sección 1 .

Por supuesto, esto sirve si debemos generar una planilla desde cero ya integrada al cuaderno. Sin embargo, la opción más común es incorporar un archivo de Excel previamente desarrollado.

Si éste es el caso, ejecute el comando Sección/Agregar desde archivo... Esta acción abre el conocido cuadro de diálogo para examinar el o los discos de nuestra computadora o red para encontrar la planilla que necesitamos. Para este ejemplo se tomará una denominada Escalona.xls , almacenada en la carpeta Mis documentos . Cualquiera que sea su archivo, márquelo y pulse el botón Agregar . Automáticamente, se agrega a la barra lateral del cuaderno el icono Escalona que, en definitiva, es una nueva sección. Como se puede apreciar, los nombres de las secciones pueden personalizarse, lo que resulta útil para que tengan un significado adecuado.

Cuando se necesita editar cualquiera de los archivos incorporados al cuaderno (en este caso son sólo 2, pero pueden ser muchos más), basta con hacer un clic sobre su icono.

Por otra parte, al igual que cualquier otro archivo, es conveniente salvar el cuaderno y su contenido. El método es simple: ejecute el comando Archivo/Guardar cuaderno o, lo que es idéntico, el atajo Ctrl+G . Se abre así una de las clásicas ventanas para almacenar archivos en el disco; por lo tanto, seleccione una carpeta y aproveche la ocasión para ponerle al cuaderno un nombre significativo que lo ayude a buscarlo posteriormente. Aquí usaremos el nombre Autos . La extensión de los los cuadernos o binders de Office es .OBD .

Opciones y herramientas

El ítem Sección del menú principal provee varios comandos de utilidad para manipular las secciones; es decir, los componentes individuales (documentos, planillas, gráficos, presentaciones, etcétera) que componen el cuaderno.

Ya hemos visto dos de ellos: Agregar y Agregar desde archivo... , que permiten crear o incorporar secciones. El tercer elemento del menú, Eliminar , sirve, como su nombre lo indica, para borrar secciones. Para hacerlo, basta con realizar un clic sobre el icono de la sección o archivo por borrar y correr la instrucción Sección/Eliminar . Tras el mensaje de rigor para confirmar o anular la operación, el archivo se borra del cuaderno.

Antes de seguir, vale la pena detenerse en analizar un pequeño icono ubicado a la izquierda del ítem Archivo del menú principal. En realidad es un botón con la misión de abrir y cerrar (según el estado) la barra lateral de control que contiene los iconos de las secciones.

El siguiente comando en el menú Sección es Duplicar . Como su nombre lo indica, esta instrucción abre una ventana con un listado, Insertar después de , de todas las secciones o archivos contenidos en el cuaderno. Para hacer una réplica, se debe cliquear la original y pulsar Aceptar .

Como se dijo, el nombre de la sección es importante para agilizar el trabajo con el cuaderno. Si alguno le resulta confuso o inadecuado, cámbielo mediante el comando Sección/Cambiar nombre . Previamente debe activar la sección, para que se edite el nombre ubicado al pie del icono del archivo.

Estos 5 comandos ( Agregar , Agregar desde archivo , Eliminar , Duplicar y Cambiar nombre ), más otro que se analizará con posterioridad, Propiedades de la sección , forman parte del menú contextual que se despliega al efectuar un clic derecho sobre el icono de una sección.

Volviendo al menú, inmediatamente debajo del ítem Cambiar nombre , se encuentra el comando Reorganizar . Este tiene por objeto cambiar el orden de los archivos en la barra de control de secciones. Para eso cuenta con dos botones, Mover hacia arriba y Mover hacia abajo , que permiten distribuir los archivos a voluntad dentro del cuaderno.

El par de comandos que siguen, Sección siguiente y Sección anterior, sólo sirven para pasar de una sección a otra y editarlas en la pantalla del cuaderno. A continuación hay otro par de ítem con tareas opuestas: Ocultar y Mostrar sección . El primero se usa para evitar la visualización del icono de una sección en la barra de control, sin eliminar el archivo del cuaderno. Su opuesto, que sólo se activa cuando existe alguna sección oculta, ejecuta la operación inversa: hacer reaparecer el icono en la barra.

Luego, el menú provee los 3 clásicos comandos para imprimir, en este caso, una sección: Configurar página , Vista preliminar e Imprimir . Estos comandos no deben confundirse con sus similares del ítem Archivo que son más generales, ya que permiten la impresión del cuaderno íntegro. Son útiles también los comandos Guardar como archivo y Mostrar fuera . Este último extrae la sección del cuaderno para mostrarla, directamente, en una ventana de Excel. La primera permite almacenar una planilla, documento o presentación, generada en el ámbito del cuaderno, como un archivo individual.

Las 2 últimas herramientas son Propiedades de la sección , que se analizará en el próximo número, y Seleccionar todo , que sirve para activar todas las secciones. Cuando éste es el estado (todas seleccionadas) el nombre del ítem cambia por Deshacer todas las selecciones .

Por Gabriel Tomich

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