Cómo obtener una página Web de una planilla de cálculo

El uso cada vez más intensivo de Internet, y en el ámbito de las corporaciones de las intranets, hace que la difusión de información cuente con canales de largo alcance dentro de los ámbitos de uno u otro tipo de red.

Concretamente, para una compañía puede ser muy útil publicar, a través de su intranet, páginas con resultados operativos para que sus empleados estén al tanto de la marcha de la empresa. O bien presentar en Internet todo tipo de información acerca de ésta.

Para facilitar la tarea de crear estas páginas Web, que requieren la utilización del lenguaje HTML ( Hyper Text Markup Language ), tanto Word como Excel cuentan con la opción Guardar como HTML... en el menú Archivo , para facilitar la producción de este tipo de textos, a partir de documentos o planillas de cálculo.

La primera dificultad que puede aparecer es que no encuentre este ítem en el citado menú. Esto se debe a que se realizó la instalación típica del paquete Office 97, que no incluye el paquete de trabajo de HTML. La solución de este problema consiste en instalar este componente desde el CD-ROM del producto.

Un método simple para hacer esto consiste en ejecutar el programa Explorador de Windows , editar el contenido de la lectora de CD-ROM y correr el programa Instalar. Esto abre la ventana Instalación de Microsoft Office 97 en la que se debe presionar el botón Agregar/Quitar . Esta acción produce la apertura del cuadro de diálogo Mantenimiento . En él marque la casilla de verificación Creación de páginas Web (HTML) y presione el botón Continuar .

Para ver en forma práctica la utilidad de esta herramienta prepare una planilla de Excel. A ella le agregaremos, en primera instancia, un hipervínculo; es decir, una de las clásicas leyendas o iconos de las páginas Web que permiten saltar a otras. Por ejemplo, escriba en alguna celda el texto Información adicional y ejecute el comando Insertar/Hipervínculo . Esto abre un cuadro de diálogo que contiene un combo titulado Vincular al archivo o dirección URL . En él debe escribirse la ruta de acceso del documento que se desea vincular. Este puede ser una dirección de Internet, un archivo en el disco rígido de nuestra propia PC o uno existente en la red de una organización. Para ubicar estos últimos puede utilizarse el botón Examinar , que despliega la clásica ventana de Windows para abrir archivos. Una vez hecho esto, presione el botón Aceptar . Automáticamente, la ventana se cierra y queda el texto de la celda convertido en un enlace característico, pintado de azul y subrayado.

El siguiente paso es guardar toda la planilla como un documento HTML. Para esto ejecute el comando Archivo/Guardar como HTML . Esto da lugar a la apertura de un asistente de cuatro pasos. El primer cuadro de diálogo interroga sobre el rango por convertir. Haga un clic en el botón Agregar y marque el rango íntegro. En la segunda pantalla deje la opción por defecto, Crear un documento HTML independiente y continúe.

El siguiente paso permite establecer un título general, un encabezado, un pie de página y otros elementos adicionales. Por último deje el valor por defecto, EEUU/Europa occidental , en el combo ¿Qué código desea usar para la página de Web? , deje señalado que lo guarde como HTML y establezca la ruta de almacenamiento del archivo en el disco rígido. Finalice la operación y la creación de su página Web con el botón Terminar .

Para probar el nuevo archivo, despliegue la barra de herramientas Web mediante el comando Ver/Barras de herramientas/Web . En ella, haga un clic en el botón Ir y luego seleccione la opción Abrir . En el cuadro abierto, presione el botón Examinar y busque el archivo en su disco o escriba la dirección URL que le otorgó. Luego apriete Aceptar y podrá comprobar cómo quedó su página.

Por Gabriel Tomich

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