Las claves de las comunicaciones unificadas

Las soluciones de comunicación unificada surgen como una alternativa ideal para aquellas empresas que desean agilizar su proceso de gestión de datos, porque proporcionan la integración de las más utilizadas fuentes de información como los mensajes de voz, fax, e-mail, videoconferencia y servidores de chat internos. "Los principales beneficios de esta tecnología están asociados a la capacidad de control y reducción de costos, mejora de la productividad de los usuarios y simplificación en las comunicaciones y colaboración dentro de los grupos de trabajo", enumera Martín Ascar, ejecutivo de cuentas de Avaya Argentina.

Según un estudio reciente realizado por NetIQ Corporation, empresa de Attachmate, las consideraciones financieras influyen en la toma de decisiones en TI, pero garantizar la productividad de los empleados en lugar de los ahorros en costos es una de las máximas preocupaciones que ha llevado a las compañías a la adopción de las comunicaciones unificadas (UC, por sus siglas en inglés). "Sin embargo, sin una administración apropiada de las distintas tecnologías UC, las organizaciones no pueden cuantificar el retorno en sus inversiones", aclara Roberto Baigorria, gerente de cuenta para Sudamérica de habla hispana de NetIQ.

Cifras sugestivas

El 63% de los 400 participantes de esta investigación respondió que el principal obstáculo que enfrentan es lograr que sus empleados se familiaricen con el uso de estas tecnologías. "Sin el uso e interés por parte de los empleados, las organizaciones no se benefician con la integración del correo electrónico, la mensajería y telefonía, disminuyendo así los retornos en las inversiones de UC", detalla el relevamiento.

Además este estudio sugiere que las organizaciones monitoreen y midan las tendencias de uso de las UC con el fin de registrar de manera efectiva las tasas de adopción. De los encuestados, sólo el 6% comentó su intención de realizar este monitoreo y medición, mientras que el 19% no tenía planes para garantizar la adopción dentro de la empresa, dejando a los administradores sin posibilidades de recolectar métricas de productividad y optimizar la calidad de la experiencia.

"Como toda nueva tecnología genera un universo de soluciones que pueden tener niveles limitados de disponibilidad y terminan siendo una mala inversión, que sólo agrega complejidad al usuario y al administrador. Es importante, entonces, conocer bien las tecnologías en las que la solución se basa y el proveedor que se elegirá como socio del proyecto", asegura Ascar.

Mientras que en Nortel observan que aunque muchas empresas quieren migrar hacia una solución de UC paulatinamente, no todos los productos disponibles lo permiten y algunos, incluso, requieren de una alta inversión desde el primer día. "Para enfrentar esta dificultad las compañías pueden buscar fabricantes que ofrecen soluciones escalables", dice Phil Larsen, director de Soluciones para Empresas de esta compañía.

Mariano Medina Walker, gerente de Soluciones de Productividad de Microsoft para Argentina y Uruguay, ofrece una visión totalmente diferente. Según él, las dificultades a las que hace referencia este estudio no se presentan entre sus clientes. "Nuestras soluciones están integradas con herramientas que los usuarios utilizan a diario, que les resultan muy familiares y aseguran simplicidad de manejo e integración", asegura el ejecutivo.

Recomendaciones

A la hora de brindar una recomendación para las empresas que quieren adoptar o están implementando esta tecnología, Medina Walker sugiere: "Deben ver las UC como una propuesta integral que no consiste sólo en telefonía de VoIP".

Otro útil consejo es el que brinda Larsen: "Las empresas que estén considerando implementar estas soluciones deben primero seleccionar ciertos grupos dentro de la compañía que podrían aprovechar más del beneficio de UC (por ejemplo, la fuerza de ventas) e implementarla primero con este grupo". Según el ejecutivo de Nortel, es importante tener un plan estructurado de cómo medir el impacto de la inversión realizada antes de implementarlo en toda la empresa.

Por su parte, Baigorria dice que es fundamental tener en cuenta la visión y los requerimientos del usuario. "Además hay que encarar estos proyectos por el nivel de productividad y no sólo considerar el ahorro de costos", destaca.

"La adopción de esta tecnología está creciendo a un ritmo acelerado a pesar del escenario global del último año. Esto se debe a que permiten el control de costos directos sobre las comunicaciones, las cuales afectan la competitividad y capacidad de las empresas", concluye Ascar.

Por Cintia Perazo

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