Las relaciones entre tablas y su aplicación en las consultas

En la última entrega se analizó la creación de una consulta en Access 2000 . En ella se utilizó una sola tabla como fuente de la información, aunque se especificó que es posible utilizar más de una.

Antes de seguir, se debe revisar un concepto clave: Access es un programa administrador de bases de datos relacionales. ¿Qué quiere decir esto? En simple romance: que las tablas pueden estar relacionadas entre ellas. ¿Cómo? A través de campos idénticos (en su formato) que sirven de enlace.

Una vez vinculadas mediante una relación, las tablas mantienen esta conexión en forma automática cada vez que son utilizadas (en consultas y formularios), lo que favorece la captura y exposición de los datos.

Veámoslo desde el punto de vista práctico. Abra la base creada en la última entrega y genere una nueva tabla, Pedidos , con los siguientes campos: IDPedido (Autonumérico, Entero largo), IDCliente (Texto, 5), FechaPedido (Fecha/Hora), FechaEntrega (Fecha/Hora), FechaEnvío (Fecha/Hora), FormaEnvío (Numérico, Entero largo). Tenga en cuenta que el campo IDCliente de esta tabla es similar al de TablaClientes , que mantiene los datos de los clientes. Cargue datos en Pedidos con la salvedad de utilizar los valores de IDCliente de la base maestra de clientes ( TablaClientes ).

Primer paso: ¿cómo relacionamos ambas tablas? Corra la instrucción Herramientas/Relaciones . Automáticamente se abre la ventana con este nombre superpuesta, al no existir ninguna vinculación previa, por el diálogo Mostrar tabla . Seleccione las dos tablas que hay en el contenedor, Pedidos y TablaClientes , y luego pulse Agregar y Cerrar .

Para relacionar ambas tablas haga un clic sobre el campo IDCliente de TablaClientes y, sosteniendo la presión en el mouse, arrástrelo hasta el campo con idéntico nombre en la ventana de la tabla Pedidos . Al soltar la tecla del mouse se abre automáticamente la ventana Modificar relaciones .

En ella encontramos dos columnas básicas de comandos, una para la tabla o consulta principal ( TablaClientes ) y otra para la tabla o consulta relacionada ( Pedidos ). En la grilla ya se encuentran dispuestos los campos de la relación, IDCliente en ambos casos (no hace falta que los nombres sean iguales, pero muchas veces esto facilita el manejo de las relaciones entre tablas).

Observe al pie de la ventana el apartado Tipo de relación que dice Uno a varios . Existen diversos tipos de relaciones entre tablas, pero éste es el más utilizado. Significa que en TablaClientes existe uno y sólo un registro con ese código de clientes (no puede haber dos con el mismo identificador), pero que en Pedidos puede haber uno o más registros con dicho código (de hecho, uno por cada transacción).

Luego, marque la casilla Exigir integridad referencial : esto asegura mantener la información de ambas tablas correctamente vinculadas. También seleccione las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados , para facilitar ambas tareas a lo largo de las tablas y las consultas que las utilicen. Por último, pulse Crear para establecer la relación. Observe que ambos campos quedan unidos por una línea gruesa con un 1 junto al campo IDCliente de TablaClientes y un infinito junto al IDCliente de Pedidos , que refleja gráficamente la condición de relación de uno a varios.

Una aplicación práctica

Abra la consulta creada en la última entrega y probemos la incorporación en ella de nueva información proveniente de la tabla Pedidos .

Así que haga un clic en el botón Consultas del panel izquierdo de la pantalla y, una vez abierto el contenedor de las queries , realice un doble clic en el nombre de la consulta por modificar. En nuestro caso, C_TablaClientes .

En la vista de diseño, ejecute el comando Consulta/Mostrar tabla para producir la apertura del cuadro de diálogo con éste nombre.

Por defecto encontrará abierta la ficha Tablas que contiene un listado de éstas: seleccione Pedidos y presione Agregar . De inmediato, la ventana con los campos de esta tabla queda disponible para incorporar cualquiera de éstos a la consulta. Pulse Cerrar para seguir.

Observe que al incorporar la tabla Pedidos automáticamente se establece la relación de uno a varios entre ésta y TablaClientes (ya presente en la consulta).

Luego, arrastre a la primera columna de la grilla el campo IDCliente de TablaClientes para comandar la vinculación entre las tablas (los otros campos se correrán solos hacia la derecha). Posteriormente, detrás de los ya existentes ( Empresa , Ciudad y País ) añada, desde Pedidos , los campos FechaPedido , FechaEntrega , FechaEnvío y FormaEnvío . Si los datos cargados en ambas tablas son consistentes, al ejecutar la consulta se obtienen los registros de los pedidos correspondientes a los clientes de nuestro país, en virtud de la condición impuesta en la columna País .

Por Gabriel Tomich

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