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Los formatos de archivo en PowerPoint XP
Los primeros pasos en PowerPoint ya fueron dados. Ahora es necesario dejar a resguardo nuestro trabajo. Esto es, almacenarlo en el disco rígido u otra unidad.
Como es común a todos los programas de Office , para guardar un documento en PowerPoint se debe correr la instrucción Archivo> Guardar o Archivo>Guardar como . La primera vez que se escribe el archivo en el disco es indistinto utilizar una u otra, porque ambas abrirán el cuadro de diálogo Guardar como , que ya veremos en detalle. En cambio, si no es la primera vez que se almacena el documento, la opción Guardar automáticamente actualiza la versión en el disco, mientras que Guardar como producirá la apertura de la ventana mencionada, lo que permitiría almacenar la presentación con otro nombre o formato.
Una vez que tenemos en pantalla el diálogo Guardar como la tarea es sencilla: seleccione la unidad de disco mediante el cuadro combinado Guardar en . Luego, si no fuese Mis documentos (ofrecido por defecto) el directorio en que guarda los trabajos, búsquelo entre las carpetas de la caja principal de la ventana hasta que la ruta quede establecida en Guardar en .
Por supuesto, luego hay que poner una denominación a la presentación en la caja Nombre de archivo y elegir el tipo de archivo de ésta, mediante el combo Guardar como tipo . Y esto es para analizar.
Por defecto, y en la mayoría de los casos, guardaremos los documentos con el formato típico de las presentaciones, Presentación (*.ppt) , donde .ppt es la extensión del archivo que se almacenará en el disco. Pero no es el único tipo de archivo de PowerPoint . Hay otro formato muy utilizado, en especial para archivos transmitidos mediante e-mail, porque permite al destinatario ejecutar la presentación sin que tenga instalado el programa PowerPoint en su máquina.
Se trata de las llamadas presentaciones autoejecutables que, con sólo realizar un doble clic en el archivo adjunto del mail (antes verifique que no tenga virus), se ejecutan a toda pantalla. Para generar una presentación así haga un clic en el botón de Guardar como tipo y seleccione la opción Presentación con diapositivas de PowerPoint (*.pps) .
Otros tipos de archivo que deben tenerse en cuenta son Página Web (*.htm; *.html) y Plantilla de diseño (*.pot) . La primera genera una página de Internet en el lenguaje propio de éstas, el HTML, lo que resulta muy útil si está desarrollando presentaciones que se desplegarán en un sitio de la Red.
La segunda es clave en el caso de generar una presentación con muchas diapositivas que coinciden en varias características: fondo, logotipos, etcétera. Salvándola como plantilla puede utilizarse como base para cada nueva diapo de la presentación. Aún hay unos cuantos formatos de archivo más, pero por el momento éstos son los más clásicos y utilizados.
