Los formatos de los números en Office XP

Los formatos de celda son muy importantes en la confección de una planilla de cálculos de Excel. No sólo por lo que aportan en materia estética, sino también por la precisión en los cálculos y la protección de la información.

La razón fundamental de un programa como Excel es trabajar con números. Por lo tanto, abra un libro en blanco y escriba un valor en A1, por ejemplo, 123 , para analizar cómo se formatean las cifras.

Luego de tipear, sin embargo, nada ocurre: el valor queda tal como fue escrito. Esto es correcto, pero ejecute Formato/Celdas del menú principal para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas . Este consta de las pestañas Número , Alineación , Fuente , Bordes , Tramas y Proteger . Por defecto está abierta la primera, que es la que necesitamos.

En principio sólo contamos con el listado Categoría y el recuadro Muestra . En la lista está seleccionado el ítem General que es el que Excel tiene programado para aplicar a los números en forma automática, aunque no es un formato específico.

Vamos a cambiarlo. Haga un clic en la categoría Número . Automáticamente en la ventana se añaden el control numérico Posiciones decimales , la casilla de verificación Usar separadores de miles y la lista Números negativos .

Para empezar, suba de 0 a 2 el valor en Posiciones decimales (ya sea con el botón del control o directamente tipéandolo). En el recuadro Muestra puede observar el resultado del cambio.

Tenga cuidado, esto influye en el redondeo que se visualiza, aunque no en el cálculo que internamente hace Excel. Por ejemplo, incorpore 123,458 en C1 y 75,127 en C2. Luego, sume ambos valores en C3 y obtendrá 198,585 . Todas estas celdas tienen formato General . Posteriormente, en A1, A2 y A3 aplique el formato Número con dos decimales y escriba 123,458 en A1, 75,127 en A2 y súmelos en A3 (=A1+A2). Los valores que ve en pantalla están redondeados a la cantidad de decimales fijada por el formato. Por lo tanto, en A1 se tiene 123,46 , en A2 75,13 y en A3 198,59 .

En muchas tareas este redondeo resulta más que suficiente. De todas maneras, para visualizar el valor exacto basta con aumentar la cantidad de decimales a 3 y santo remedio. Pruebe hacer esto en A3 y obtendrá 198,585 en reemplazo de 198,59 . Tilde la casilla de verificación Usar separador de miles para que los números de más de cuatro cifras enteras cuenten con el mencionado separador. Observe que si Excel está configurado a nuestra usanza, los decimales estarán separados de la parte entera por una coma, mientras que el separador de miles será el punto. Con la configuración en inglés será al revés.

El listado de números negativos simplemente expone los formatos que pueden aplicarse a éstos. Basta hacer un clic sobre el que prefiera para seleccionarlo.

En no pocas planillas de Excel los valores que se manejan representan dinero. Por supuesto, puede usarse el formato Número con dos decimales (para los centavos), pero el formato Moneda agrega algo más: el símbolo monetario.

Seleccione por ejemplo las celdas A1, A2 y A3 y corra la instrucción Formato/Celdas (o su atajo de teclado Ctrl+1 ) para abrir el cuadro de diálogo. Esta vez haga un clic en el ítem Moneda de la lista Categoría . En la interfaz hay un solo cambio: la casilla del separador de miles deja su lugar al cuadro combinado Símbolo . Despliegue la lista de éste y encontrará los signos monetarios de la mayoría de los países y comunidades económicas del mundo. Basta cliquear sobre uno para que quede seleccionado.

Por su parte, el formato Contabilidad , que sigue a Moneda , aporta a éste el alineamiento de los símbolos monetarios y los decimales. Pruébelo y comprobará que con Moneda los signos se mantienen equidistantes con los números, mientras que con Contabilidad quedan alineados contra el margen izquierdo o derecho de la celda, según el uso de cada país.

Glosario

• Pestaña: es cada una de las ventanas individuales de un cuadro de diálogo múltiple. Basta hacer un clic sobre ella para activarla. También se las llama solapas.
• Redondeo: operación aritmética que reduce el número de decimales significativos. Excel lo hace según el formato de la celda.

Trucos para expertos

Líneas horizontales en Word. En un documento de Word se pueden trazar líneas horizontales de varios diseños con mucha facilidad, sin recurrir a las herramientas de la barra Dibujo . El método de aplicación es simple: se debe tipear tres de los siguientes caracteres y presionar Enter para que Word automáticamente haga el trabajo. Los caracteres y tipos de línea son:

• - (guión): simple fina.
• _ (subrayado): simple gruesa.
• = (igual): doble gruesa.
• # (numeral): gruesa central con otras dos finas superior e inferior.
• ~ (virgulilla): ondulada.
• * (asterisco): punteada con pequeños cuadrados.

Por Gabriel Tomich

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