Los nombres de rango en Excel XP

La estructura de competencia del Campeonato Mundial de Fútbol de Corea-Japón es un magnífico ejemplo para confeccionar una hoja de Excel .

En especial, observe que durante la primera rueda, finalizada el último viernes, era necesario contar con ocho tablas de posiciones de cuatro equipos cada una.

Por supuesto, tras cada partido se debía ordenar cada una de esas tablas, según el puntaje de los equipos, la diferencia de gol y la cantidad de tantos a favor. Después, era necesario seleccionar el rango y ejecutar el comando de ordenamiento. En síntesis, se estaba frente a una tarea repetitiva que, con cierta facilidad, era factible de ser agilizada. Una de las herramientas para hacerlo era el uso de los nombres de rango.

¿Se puede dar un nombre a un rango como A1:C3, por ejemplo? Sí. Y, desde el punto de vista conceptual, vale señalar que en el caso de planillas complejas, con varias hojas y rangos, ponerles denominaciones a estos conjuntos de celdas favorece el trabajo.

Vamos al caso práctico planteado. Tomemos el caso del Grupo F, compuesto por la Argentina, Inglaterra, Suecia y Nigeria. Para organizar la tabla escriba en A1, Posición , desde A2 hasta A5, 1° , 2° , 3° y 4° , respectivamente. Luego, para completar los encabezados tipee, desde B1 hasta J1, los textos Equipos , PJ , PG , PE , PP , GF , GC , DIF y Puntos .

En I2, escriba la fórmula =G2-H2 (los goles a favor menos los en contra), y en J2 (el cálculo del puntaje) tipee =(D2*3)+E2 . Luego, copie la primera fórmula en I3, I4 e I5, y la segunda en J3, J4 y J5.

Carguemos datos. Desde B2 a B5, los nombres de los equipos: Argentina , Inglaterra , Nigeria y Suecia . Los valores en la fila de Argentina son: 3 (PJ), 1 (PG), 1 (PE), 1 (PP), 2 (GF), 2 (GC). Así, quedará 0 como diferencia de gol y 4 puntos. Para Inglaterra, ingrese 3 , 1 , 2 , 0 , 2 y 1 ; en el caso de Nigeria las cifras son 3 , 0 , 1 , 2 , 1 y 3 . Por último, para Suecia, 3 , 1 , 2 , 0 , 4 y 3 .

El grupo que debe ser ordenado es B2:J5 y a él le pondremos un nombre. ¿Cómo? Seleccione el mencionado rango y ejecute el comando Insertar>Nombre . Esto abre un menú con cinco opciones Definir , Pegar , Crear , Aplicar y Rótulo , de las que Pegar y Aplicar aparecen deshabilitadas. No se preocupe y haga un clic en Definir . Se despliega el cuadro de diálogo Definir nombre con el cursor listo y titilando dentro de la caja de texto Nombres en el libro . Escriba allí un nombre como GrupoF o GF ; en concreto, alguna denominación que identifique sin dudas al grupo (recuerde que en la planilla deberíamos tener otros siete rangos como éste).

Observe que, para evitar problemas, al pie de la ventana tiene el cuadro combinado Se refiere a con el correspondiente rango marcado (=$B$2:$J:$5). Una acotación: si no se seleccionó el rango antes de abrir este diálogo, se puede hacer utilizando este combo (basta un clic en el botón y seleccionar el conjunto de celdas sobre la hoja de trabajo).

Una vez escrito el nombre, simplemente pulse Aceptar para cerrar la ventana. Si va a ingresar otros, presione Agregar después de cada nuevo nombre ingresado.

¿Y cómo se usa? Es fácil. Ejecute el atajo de teclado Ctrl+I . Esto abre el cuadro de diálogo Ir a que contiene un listado de todos los nombres de rango existentes en el libro de trabajo. Allí debería estar GrupoF o GF . Haga un clic en este nombre y pulse el botón Aceptar . Automáticamente, esta ventana se cierra y el rango (B2:J5) queda seleccionado para aplicar sobre él el proceso de ordenamiento. Pero esto es otra historia.

Trucos para expertos

Tablas anidadas en Word. Las tablas constituyen una de las herramientas más flexibles para estructurar un documento de Word. En especial, resultan muy útiles para confeccionar formularios y otros tipos de escritos con divisiones claramente establecidas.

Un formulario comercial, de oficina o de cualquier otro tipo suele contar con una organización de cierta complejidad. Para hacerlo más simple pueden utilizarse tablas anidadas. El proceso es muy simple:

• 1°) Genere una tabla con la instrucción Tabla>Insertar>Tabla .

• 2°) Establezca en el cuadro de diálogo abierto el número de filas y columnas que necesita. Por ejemplo, 2 y 2 , respectivamente.

• 3°) Haga un clic, por ejemplo, en la celda del vértice superior derecho, para usarlo como fecha, con las posiciones día, mes y año.

• 4°) Vuelva a correr el comando Tabla>Insertar>Tabla . Imponga 1 en la caja Número de filas y 3 en Número de columnas .

Tenga en cuenta que las filas, columnas y formatos de una tabla anidada pueden ajustarse como cualquier otra tabla.

Glosario

• Rango: conjunto de dos o más celdas de Excel. Este agrupamiento facilita la aplicación de formatos comunes, ordenamiento de los elementos u otras tareas de la planilla de cálculos.

• Atajo de teclado: combinación de dos o tres teclas para realizar la ejecución directa de una instrucción. Algunos comandos tienen atajos predeterminados, otros pueden ser personalizados.

Por Gabriel Tomich

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