Office XP Cómo es la nueva suite de Microsoft

Hace pocos días Microsoft presentó en nuestro país la nueva versión del Office , denominada XP por la extrapolación de las dos primeras consonantes de la palabra experiencia .

Y esta última parece ser la clave de los cambios en la suite: haber recogido la experiencia de los usuarios para modificar el producto en función de las limitaciones y dificultades operativas que éstos señalaban.

En definitiva, esto se refleja en varias características del XP, como los paneles de tareas, las etiquetas inteligentes, la recuperación de archivos, la detección de rangos incompletos y la selección de bloques de texto no contiguos, por mencionar sólo algunas de las variadas novedades que introduce el paquete.

Para comenzar el análisis del Office XP conviene conocer antes cómo se comercializa y cuáles son sus requerimientos mínimos de hardware.

Concretamente hay tres paquetes: Standard , Professional y Developer . El primero está compuesto por Word , Excel , PowerPoint y Outlook , es decir, los cuatro productos básicos de la suite. El costo de la caja de actualización de la versión Standard es de 260 pesos, aunque aún rige la oferta de lanzamiento de $ 199. Por su parte, la versión completa para nuevos usuarios trepa a los 550 pesos. El paquete corporativo, que incluye más de cinco licencias, se comercializa por 380 pesos más IVA.

La versión Professional , que cuesta entre un 20 y un 30% más que la Standard , añade el administrador de bases de datos Access a los cuatro productos mencionados. También puede adquirirse el paquete Professional Special Edition que incluye las herramientas de diseño FrontPage y Publisher , así como un mouse óptico IntelliMouse. Por último, los desarrolladores de aplicaciones cuentan con la versión Developer , que incorpora todas las aplicaciones mencionadas además del módulo de herramientas de desarrollo.

En cuanto a los requerimientos mínimos de hardware y de sistema, la versión Standard -en definitiva, la más utilizada- necesita una PC con Pentium a 133 MHz o superior (aunque la recomendación de Microsoft es utilizar Pentium III), Windows 98 o superior (incluidos NT 4.0 y 2000), 240 MB de disco rígido y una capacidad de memoria que, corriendo bajo Windows 98, solicita 24 MB para el sistema operativo y 8 MB para cada aplicación del paquete que se abra en la sesión de trabajo.

En el caso de Windows Me y NT 4.0 el requerimiento es de 32 MB básicos más 8 para cada programa cargado en memoria, mientras que Windows 2000 exige 64 MB (128 recomendados) de base.

Como se deduce de estos requerimientos, los usuarios que cuenten con Windows 95 en sus PC no podrán correr el Office XP .

Registro en línea

En un intento por evitar la piratería de este software, cada caja de Office XP puede instalarse sólo en dos computadoras (en especial por los usuarios que cuenten con una desktop y una notebook).

Para comprobar esto, Microsoft instrumentó un registro de cada instalación mediante alguna de las siguientes vías: a través de Internet o por teléfono. La primera es con un asistente de dos pasos, mientras que por la segunda se obtiene una clave de uso adicional a la del producto.

Otra salvaguardia introducida es que el paquete entrega 50 sesiones (que descuenta con cada arranque) antes de caducar automáticamente si no se realiza la registración adecuada.

¿Qué hay de nuevo, viejo?

Las máximas vedettes del nuevo Office son dos: los paneles de tareas ( task panes ) y las etiquetas inteligentes ( smart tags ).

Estos paneles conforman la novedad más notoria en la interfaz de todos los programas de la suite. Su objetivo: simplificar las tareas, reduciendo el número de clics para ejecutarlas, y mantener en la pantalla la mayoría de las herramientas más utilizadas.

Al correr Word, por ejemplo, automáticamente se produce la apertura del panel de tareas Nuevo documento que incorpora casi todas las funciones del tradicional menú Archivo . Así, esta barra ofrece secciones para abrir documentos en el disco (expone los últimos cuatro y posibilita la apertura del diálogo Abrir ) y generar nuevos con tres variantes: en blanco, a partir de un documento existente y basado en una plantilla.

Vale la pena detenerse en el segundo tipo porque es una verdadera novedad. Hasta Office 2000, para crear un archivo nuevo sobre la base de otro existente había que abrir éste y copiarlo con otro nombre, tarea que llevaba el riesgo de olvidar este último paso y concluir con la modificación de un escrito que no se quería alterar.

La solución de XP es la siguiente: basta pulsar el ítem Elegir documento de la sección Nuevo a partir de un documento existente en el panel. Esto despliega una ventana que permite buscar el archivo base y abrir uno nuevo con el nombre por defecto Documento1 , igual que uno en blanco.

Hay en Word, además, otros paneles de tareas: Portapapeles (ahora con capacidad para almacenar 24 elementos simultáneamente en lugar de los 12 que permitía Office 2000), Buscar (que simplifica el engorroso sistema de búsqueda de las versiones anteriores), Insertar imagen prediseñada (abre el ClipArt en forma directa), Estilos y formatos (que facilita el trabajo con los estilos, algo que no era muy práctico en las versiones precedentes), Mostrar formato (una verdadera síntesis de los formatos aplicados en un bloque seleccionado: fuente, idioma, alineación, sangría, espaciado, saltos de línea, espacio entre caracteres, etcétera), Combinar correspondencia (dispara un asistente de 6 pasos para reemplazar otro módulo bastante confuso en los paquetes anteriores) y Traducir , una nueva y potente funcionalidad de XP que permite tomar términos en inglés y francés (son los idiomas básicos, pero pueden expandirse incorporando los diccionarios adecuados), traducirlos y, eventualmente, siempre desde el task pane , reemplazarlos por el correspondiente término en español. Además, permite utilizar directamente servicios de traducción desde la Web.

Las etiquetas inteligentes

Son objetos que sirven para mantener datos o información etiquetada y para ejecutar una variedad de acciones.

En otras palabras, su primera tarea es actuar como una ficha de datos que hace un reconocimiento inteligente de nombres, fechas, horas, direcciones, lugares, contactos de Outlook, etcétera, presentes en un documento de Office, para permitir luego el vuelco de la información que contiene o disparar alguna acción.

Por ejemplo, usted tipea en un documento un nombre propio y automáticamente Word lo señala (mediante una línea punteada roja inferior) como una etiqueta inteligente. Al ubicar el cursor sobre este nombre, aparece (arriba o abajo) un pequeño botón que, al ser presionado, despliega un menú con las tareas que pueden ejecutarse. ¿La más común? Aplicar en el documento sin más trámite todos los datos asociados con ese nombre (empresa, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, etcétera), si es una entrada de la libreta de direcciones de Outlook, por ejemplo.

También hay smart tags automáticas al ejecutar ciertos comandos. Una de ellas es la asociada al pegado de textos. Así, cuando se ejecuta la tarea de pegar surge una etiqueta que brinda la posibilidad de que el usuario decida si el fragmento conserva los formatos y estilos que trae del documento fuente o, en cambio, tome directamente los del archivo de destino. Esto es realmente práctico, porque evita aplicar todos los formatos a mano como se hacía hasta ahora.

Las etiquetas pueden guardarse en el lenguaje XML ( eXtended Markup Language o HTML extendido); por lo tanto, se pueden generar nuevas e incorporarlas. Microsoft ya dispone de un enlace en su página para publicar smart tags (se conecta directamente presionando el botón Más etiquetas inteligentes de la ficha Etiquetas inteligentes del diálogo Herramientas/Opciones de autocorrrección ).

Sin embargo, hay una limitación en su uso: requieren que Word tenga Inglés (Estados Unidos) como idioma base para que reconozca los nombres como etiquetas inteligentes. Entre las dificultades que esto presenta está que automáticamente también se conecta, por ejemplo, la correción gramatical basada en el diccionario de inglés, en lugar del español.

Otros chiches de Word

Algunas novedades más en Word, muy útiles por otra parte, son:

• La selección de bloques no contiguos. Basta mantener la tecla Ctrl presionada y marcarlos con el mouse para hacerlo. Luego, puede aplicarse directamente en ellos los formatos necesarios.
• También permite el uso de imágenes como viñetas.
• Cuenta con un módulo de ayuda rediseñado (al igual que el resto de las aplicaciones).
• Para destacar, la funcionalidad que permite capturar el diseño de los formatos dados a una tabla y guardarlo como un estilo. Su utilidad es innegable: así se puede crear una nueva tabla y aplicar el estilo guardado con un simple clic.

• Otra de las soluciones que surgen de la retroalimentación de los usuarios es el viejo problema de escribir el asterisco (*) y que Word lo tome como una fracción. Lo sigue haciendo, pero ofrece una etiqueta inteligente con las opciones Deshacer Fracción o la configuración general Detener la creación automática de fracciones .

• Soporta lenguaje XML, el estándar que promueve la industria para las transacciones vía Internet.

• Se destaca también el nuevo módulo de búsqueda integrado con Outlook. Dicho de otro modo, no sólo busca una palabra clave entre los archivos del disco, sino también dentro de los documentos adjuntos aún no bajados del mail y entre las imágenes, ya que el nuevo Word cuenta con una mejor y más poderosa herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta también permite transformar en texto editable un escrito escaneado en formatos .TIF y .JPG , por ejemplo.

• El nuevo Word puede utilizarse, además, como editor de correo electrónico.

• Un as en la manga: el módulo que recupera los archivos recientes en el caso que la computadora se cuelgue (característica que posee todo el paquete).

Planillas más funcionales

En Excel los cambios apuntan mayoritariamente a un incremento de la productividad:

• Muchos lectores del suplemento Informática de La Nación envían consultas sobre cómo poner colores en las solapas de un libro de trabajo de Excel 2000 o anteriores. La respuesta es que no se puede. Pues bien, esto cambió: con XP basta un clic derecho sobre la pestaña y seleccionar el ítem Color de etiqueta en el menú contextual.

• Más general resulta el detector de rangos incompletos, que avisa si existen una o más celdas que podrían formar parte de un rango y, sin embargo, no las hemos marcado. Por supuesto que da la opción para incorporarlas o no.

También es más inteligente el conocido botón Autosuma , que ahora incorpora un menú para cambiar la adición por otras operaciones ( Promedio , máximos y mínimos, etcétera) y que reconoce en el rango marcado los subtotales, escribiendo automáticamente una fórmula general sólo con las celdas de éstos.

• Una aplicación de las etiquetas inteligentes en Excel es para el caso de insertar una fila. Muchas veces, las filas insertadas quedaban en medio de otras con distintos estilos de formatos, sin que el usuario pudiese definir cuáles eran los válidos. En XP, al introducir una fila aparece el botón de una etiqueta inteligente y ofrece dos opciones: formatear la nueva línea como la de arriba o como la de abajo, zanjando la cuestión.

• La nueva interfaz del asistente para incorporar funciones, que incluye una caja de texto en la que el usuario puede describir lo que quiere hacer (por ejemplo, sumar dos números). Así, XP busca en forma autónoma una función que satisfaga el pedido.

• Para los que trabajan con dos o más hojas o planillas en forma simultánea y deben constantemente cotejar los resultados que se obtienen en una de ellas en función de los valores de otra les llegó un aporte: las ventanas de inspección variable. Aunque con bastantes pasos para tenerla en pantalla, esta ventana permite verificar el resultado de una fórmula en una hoja de trabajo tras variar los datos fuente en otra planilla.

• Un agregado interactivo particularmente útil en la nueva release de Excel es dibujar los bordes de un rango a mano alzada. Para eso, se debe presionar el botón Bordes de la barra Formato y elegir la opción Dibujar bordes . Luego, aparece un lápiz que basta pasar sobre los contornos de las celdas para obtener los bordes.

• Se mejoró también notablemente el manejo de las imágenes en los encabezados de página. Ahora Office incluye un cuadro de diálogo para editar y adaptar el archivo gráfico (por ejemplo, un isotipo) al diseño general de la planilla. También es mucho más simple la inserción de marcas de agua, tarea que en la versión precedente no era nada fácil.

• Una herramienta muy importante del nuevo Excel son las denominadas Web Queries . Esta funcionalidad permite, por ejemplo, capturar una tabla en una página de Internet (las cotizaciones del Nasdaq u otros esquemas financieros o bancarios) y pegarla en una planilla. ¿Cuál es la ventaja? No lo pega como una imagen inmodificable, sino que transporta los valores en forma operativa; esto es, el usuario puede utilizarlos en sus cálculos y fórmulas. Otro avance es que Excel permite actualizar estas tablas en forma automática (diariamente, por hora, etcétera) o manual.

Presentaciones más flexibles

PowerPoint fue una de las aplicaciones que más cambios recibió en el paso de Office 97 a 2000. Y aunque parecía que no necesitaba mucho más, en XP aparecen algunas herramientas muy prácticas:

• La animación de objetos personalizada. Concretamente, el XP permite tomar un objeto y, mediante el comando Dibujar desplazamiento personalizado / a Mano alzada (de fácil ejecución desde el panel de tareas), trazar una trayectoria totalmente libre de dicho objeto sobre la superficie de la diapositiva.

• Quizá la funcionalidad más importante del nuevo PowerPoint es que ahora cada diapositiva puede contar con un fondo propio, mientras que antes éste era uniforme para todas.

Resulta muy práctico el manejo y la aplicación de los diseños desde el correspondiente panel de tareas.

• En XP, además, se incrementó el número de efectos de transición, que ahora están clasificados con las categorías Sutil , Moderado y Llamativo .

• La aplicación también dispone de una interfaz de la vista previa de impresión más eficiente y fácil de manejar que en la versión 2000.

• Como el resto de las aplicaciones de Office, PowerPoint incorpora muchos detalles y facilidades para guardar una presentación en formatos de Internet y cuenta con mayor compatibilidad con programas específicos de creación de páginas.

Correo bajo control

Por el lado de Outlook, la cuarta aplicación que forma parte del paquete Standard de Office, la principal novedad es la incorporación de las funcionalidades de Outlook Express para el manejo del correo electrónico.

Entre esas herramientas caben mencionarse la de autocompletar y el manejo de múltiples cuentas de correo.

También hay cambios en los otros módulos de Outlook, en especial con la incorporación de colores para diferenciar los tipos de citas en el Calendario y una nueva ventana de advertencias de reuniones y acontecimientos mucho más práctica ahora, ya que permite modificar o eliminar las citas directamente en ella sin necesidad de cambiar de diálogo.

Pero quizá lo más importante del Outlook XP es que tiene plena conexión con el servicio de mensajería instantánea de Microsoft, Messenger , y también con otro enlace, Free Busy , que permite publicar en la Red la agenda con objeto de que otras personas puedan consultarla antes de combinar una cita.

En conclusión, Office XP marca un salto cualitativo mayor respecto de la versión 2000 que el que hubo entre ésta y su predecesora (97). No obstante, los usuarios deben evaluar bien si las nuevas herramientas les resultan indispensables para su trabajo o no. Un dato más: este Office abre las puertas para la introducción, en octubre o noviembre, del nuevo sistema operativo Windows XP.

El balance de la versión XP del paquete ofimática

Los puntos fuertes

1) Mayor rapidez para ejecutar muchas tareas. Por la menor cantidad de pasos, se tarda alrededor de la mitad del tiempo que antes.

2) Los paneles de tareas. Otorgan una interfaz más funcional y resumen los comandos.

3) Las etiquetas inteligentes. Por su reconocimiento automático de funciones y nombres.

4) Las soluciones prácticas. Entre ellas los bloques de texto no contiguos, los fondos diferentes en las diapositivas, etcétera.

5) El módulo de traducción. Un servicio muy útil y eficaz.

6) El sistema de reconocimiento de caracteres (OCR).

7) El nuevo módulo de búsqueda de archivos. Incluso rastrea en los adjuntos en el e-mail y las imágenes.

8) La compatibilidad con formatos y estándares de Internet.

9 ) Las mejoras en el manejo del correo electrónico en Outlook.

Los puntos débiles

1) Los usuarios de Windows 95 deben cambiar de plataforma, si quieren correrlo.

2) Es bastante exigente en materia de hardware.

3) No es precisamente económico. Tanto la versión Actualización (el upgrade del 2000) como la caja completa requieren una sustancial inversión de dinero.

4) La necesidad de aplicar en Idioma Inglés (Estados Unidos) para que funcionen las etiquetas inteligentes.

5) Algunas herramientas nuevas, como la Ventana de verificación de resultados de Excel, requieren una serie de pasos bastante larga para ejecutarse, y otras no se han modificado.

Por Gabriel Tomich

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