Un método para buscar datos en Access

Una de las tareas más requeridas por los usuarios de una base de datos es la búsqueda y consulta de un registro.

Access 2000 tiene un método interactivo para esto, que consiste en ejecutar el comando Edición/Buscar del menú principal mientras se tiene abierto un objeto (tabla, consulta o formulario) que contenga los registros de la base. Sin embargo, este procedimiento requiere demasiados pasos y no es muy eficiente para sistemas de uso continuo. En éstos, el usuario debe contar con un método directo en la pantalla para no perder tiempo y, además, para que le resulte más amigable.

Al trabajar con administradores de bases de datos siempre puede haber más de un método para programar una determinada función. Pero apunte el siguiente para buscar un registro en una tabla con facilidad.

Retome la base que se ha creado en las últimas entregas y genere un formulario nuevo con el asistente correspondiente. Recordemos rápidamente el procedimiento: ingrese en el contenedor de formularios, pulse el botón Nuevo y en la ventana que se abre elija la opción Asistente para formularios .

Luego siga los pasos de éste seleccionando la tabla TablaClientes y todos sus campos; tras esto, elija un tipo de distribución y un estilo estético, asígnele un nombre significativo, como, por ejemplo, BuscaClientes y marque la opción Modificar el diseño del formulario para que al finalizar quede abierta la vista de diseño de éste.

Allí tenemos los campos de la tabla IdCliente , Empresa , Dirección , Ciudad , Región , CódPostal y País ubicados, como corresponde, en la franja Detalle . En ella agregaremos un cuadro combinado que servirá para buscar y editar individualmente los registros de la tabla.

Combo en acción

Por lo tanto, amplíe la sección Detalle apoyando el cursor en su borde derecho para correrlo aún más en esa dirección. Además, si no está ya desplegado, traiga a la pantalla el Cuadro de herramientas (comando Ver/Cuadro de herramientas ). Luego asegúrese de que en esta barra de herramientas esté presionado el botón Asistente para controles (ubicado en la línea superior de comandos a la derecha).

Posteriormente haga un clic en el botón Cuadro combinado de la mencionada barra de herramientas, lleve el cursor sobre la sección Detalle y trace un rectángulo a la derecha de los campos de la tabla.

Esta acción, además de crear el combo, abre en forma automática la primera ventana del Asistente para cuadros combinados, que ofrece un menú de tres opciones mutuamente excluyentes: Quiero que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta , Escribiré los valores que desee y Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en el cuadro combinado .

Obviamente, para nuestros propósitos de búsqueda, este último ítem es perfecto, así que márquelo y pulse Siguiente .

La segunda pantalla interroga sobre qué campos mostraremos en el listado del combo. En este caso utilizaremos uno solo: Empresa , porque es mucho más fácil recordar un nombre que el código de cliente. Por lo tanto, seleccione este ítem en el listado Campos disponibles y páselo a la caja Campos seleccionados con un clic en el botón . A continuación, pase al siguiente diálogo del asistente.

En éste obtenemos una muestra de la lista del combo y se tiene la posibilidad, usando el cursor, de ampliar el ancho del cuadro combinado. Hágalo para que se lean bien los nombres de las empresas.

Por último, escriba Buscar Registro en la caja de texto ¿Qué etiqueta desea para el cuadro combinado? de la última pantalla del asistente. Concluya la tarea presionando el botón Finalizar .

De inmediato, en la sección Detalle del formulario tenemos el cuadro combinado con la leyenda Independiente (simplemente porque su origen no depende de ningún campo de la tabla) y la etiqueta Buscar registro . Sólo por gusto estético haga un clic sobre ésta y observe que en el vértice superior izquierdo el cuadrado modificador es de mayor tamaño que los otros. Se debe a que tiene una misión más específica: permite desplazar o mover la etiqueta hacia otra posición.

Esta es una buena ocasión para practicarlo, así que haga un clic sobre este cuadrado y, sin soltar la tecla del mouse, arrastre la etiqueta hasta colocarla arriba de la caja del cuadro combinado.

Por último, corra la instrucción Ver/Vista formulario y pruebe el uso del combo cliqueando algunas de sus entradas y comprobando cómo se editan en los campos adjuntos los valores que corresponden a la empresa seleccionada.

Por Gabriel Tomich

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