Un relleno automático con listas y series

La confección de una planilla de cálculos de Excel por lo general trae aparejada varias cuestiones. Entre ellas, el formato de las celdas, la estructura referencial de los datos y el ordenamiento de la información.

Organizar la estructura de la planilla puede resultar una tarea tediosa. Por ejemplo, uno de los esquemas más clásicos es el que debe disponer en filas o columnas cada mes del año.

Aunque no son demasiados, cargarlos a mano es aburrido. Afortunadamente, el comando Edición/Rellenar brinda ésta y otras soluciones de listas automáticas para incorporar datos esquemáticos.

Para solucionar este caso específico, veamos un ejemplo práctico. Escriba Enero en A1 . Luego, corra el comando Edición/Rellenar/Series para abrir el cuadro de diálogo Serie . En él seleccione si el conjunto de datos se ubicará en filas (por defecto) o columnas, marcando uno de estos valores en la sección Series en .

Posteriormente, haga un clic en el ítem Cronológica del comando de opciones de radio Tipo (que además componen Lineal , Geométrica y Autorrellenar ).

Al marcar la mencionada opción, se activa la contigua, Unidad de tiempo . En ésta seleccione el ítem Mes (las restantes opciones son Fecha , Día laborable y Año ) y cierre el cuadro de diálogo pulsando Aceptar .

Aparentemente no sucede nada. Pero aún falta un paso. Ubique el cursor sobre el cuadrado del vértice inferior derecho de la celda A1 (que contiene el valor Enero ), haga un clic en él y, sin soltar la tecla del mouse, desplácelo hacia la derecha. A medida que pase por cada celda aparecerá el nombre de cada uno de los meses en el clásico comentario con fondo amarillo. Cuando llegue a Diciembre , simplemente suelte la tecla del mouse. Ahora sí, cada celda del rango contiene los meses desde Enero hasta Diciembre .

Horas, días y meses

La de los meses no es la única lista automática que proporciona Excel.

Otras opciones son:

• Hora: escriba en A1 9:00 , seleccione la opción Autorrellenar , presione Aceptar y estire la selección. La serie extendida queda: 9:00, 10:00 , 11:00 , etcétera.
• Días de la semana abreviados : tipee lun en A1 y ejecute idéntico proceso que el precedente para obtener lun , mar , mie , etcétera. Tenga en cuenta que si escribe Lun se logra Mar , Mie y así sucesivamente .
• Días de la semana : ídem, pero partiendo de lunes o Lunes.
• Mes abreviado y año : escriba ene-00 o Ene-00 y obtendrá los meses que siguen en el mismo formato.
• Día y mes : ejecute idéntico procedimiento comenzando con valores como 15-Ene para obtener 16-ene , 17-ene , etcétera.

Tenga en cuenta en los rellenos del tipo Lineal (generan series numéricas) que puede modificar el valor de la caja Incremento , lo que permite generar listas de números pares o impares, múltiplos, etcétera.

Un caso especial dentro de las series son las geométricas. Una lista de este tipo se crea multiplicando los valores por una constante.

Un ejemplo clásico consiste en obtener la serie de las potencias de 2. Escriba en una celda el valor 2 y corra la instrucción Edición/Rellenar/ Series . Luego, en el cuadro de diálogo marque la opción Geométrica, modifique el valor 1 de Incremento por 2 y establezca, en la caja Límite, una cifra superior de tope para la serie, por ejemplo 100 . Luego, presione Aceptar . Automáticamente se obtiene la lista 2 , 4 , 8 , 16 , 32 y 64 . Por lógica, si modifica el límite conseguirá más valores.

Listas personalizadas

Además de estas listas predeterminadas por Excel, los usuarios de la aplicación pueden generar sus propias series. Esto es posible mediante la herramienta Listas personalizadas .

Para crear una, abra el menú Herramientas y seleccione Opciones . En el cuadro de diálogo que corresponde a este comando haga un clic en la solapa Listas personalizadas .

En ésta se ve el cuadro Listas personalizadas, que muestra cuatro series incorporadas. Pero también existe allí el ítem Nueva lista : asegúrese de que esté marcado (por lo general lo está por defecto). Luego active el cuadro contiguo, Entradas de lista , y escriba allí las ocurrencias de su serie personalizada. Por ejemplo, tipee en cada renglón (es decir que detrás de cada nombre debe pulsar un Enter ) las entradas Debe , Haber , Cuentas a pagar , Deudas a cobrar , Mercadería , Caja , Resultados o las que competan.

Sin más trámite pulse el botón Agregar y, a continuación, cierre el cuadro presionando Aceptar .

De regreso en la planilla de cálculos escriba en cualquier celda la palabra Debe y luego ejecute el comando Edición/Rellenar/Series . Luego marque la opción Autorrellenar y proceda como se hizo en los ejemplos precedentes de este comando. El resultado será un rango (ya sea en el sentido de las filas o de las columnas) con todas las entradas de la serie personalizada.

Trucos

Fecha y hora

Los trucos y combinaciones de tecla simplifican los trabajos en Excel. Los que siguen son algunos métodos útiles para agilizar el trabajo.

Los pasos para insertar la fecha o la hora en una celda son los siguientes: Para la hora: Ctrl + : Para la fecha: Ctrl + ; Tenga en cuenta que tanto : como ; se tipean, en la mayoría de los teclados, pulsando la tecla Mayúscula (o Shift ).

Copia rápida

Excel 2000 incorpora una nueva función: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automática. El método consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeño cuadrado de que dispone en el vértice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, fórmula, etcétera).

Ultima acción

Aplicar una y otra vez un formato o una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la última orden o formato aplicado. Por ejemplo, escriba un texto o un número en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas.

De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automáticamente también adopta la negrita. Para hacer una segunda comprobación de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. Luego active la restante y presione F4. Debe quedar en blanco.

Más atajos

Otras combinaciones de tecla muy útiles son:

F11 : genera un gráfico automáticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado.

Mayúsculas + F11 : agrega una nueva hoja de trabajo en el libro.

Alt + F11 : abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje.