Un truco para que los emails no nos tapen

Es una de las primeras cosas que les enseño a mis alumnos de la carrera de periodismo en la Universidad de Palermo: que el correo va a devorar su tiempo y su productividad con la velocidad de la langosta bíblica. A menos que hagan algo.

Pero, ¿qué se puede hacer? Como tan bien ilustra Jenna Wortham en su nota de la edición de hoy del suplemento Sábado, las otrora evidentes bondades del mail suelen quedar inhumadas en su (aparentemente) incontrolable profusión.

Pero hay una luz de esperanza. La mayoría de los programas de correo electrónico (también llamados clientes de correo electrónico o, todavía más geek, MUA, por Mail User Agent) trae un sistema de reglas muy fácil de usar que sirve para automatizar las acciones que de otro modo nos veríamos forzados a hacer a mano. De hecho, es el gran problema con el que se enfrentan Jenna y la mayoría de los sufridos usuarios de correo electrónico. Ya no recibimos 10 o 20 mails por semana, sino 1000 o 10.000. Como mínimo, queremos ver qué son (ni hablemos de responder todo, eso es ficción), pero son tantos que sólo listarlos es un calvario. Sería un alivio que, al menos, esta avalancha fuera clasificada de forma automática, ¿no? Por ejemplo, ¿cuánto tiempo libre ganaría si todas las gacetillas que llegan a mi correo se guardaran solitas en una carpeta que, llegado el caso, y si hace falta, revisaré? Se lo digo: varias horas por semana.

Es exactamente lo que hago. Puesto que cada agencia de prensa tiene su dirección de mail, basta decirle a mi Outlook : "Cuando lleguen mensajes de estas direcciones, por favor, movelos a la carpeta Gacetillas ". Bueno, el por favor es innecesario.

Sin usar el sistema de reglas, el correo electrónico hoy sería completamente inmanejable.

Sé que suena como a programar una nave espacial, pero la verdad es que aprender a usar las reglas de correo electrónico lleva 10 minutos (me ocuparé de los básicos en las siguientes líneas) y crear un conjunto de reglas que domestiquen esa bestia salvaje en que se ha transformado el mail no toma más de media hora. Una, máximo, si nos lo hacemos con mucha calma.

¿Y por qué no me avisaron?

Si se está preguntando por qué el sistema de reglas no es mejor conocido, la respuesta remite a un conjunto de motivos. El principal es que hasta 2004, las casillas hogareñas eran tan exiguas (de 2 a 5 megabytes) que por sí mismas limitaban la avalancha que sufrimos hoy. Lo mismo ocurría con Hotmail y Yahoo! Mail. Poco espacio. Pocos mails.

Entonces Google lanzó Gmail con, al principio, 1 gigabyte de espacio, es decir 500 veces más que los correos tradicionales, y abrió la Caja de Pandora. Hoy Gmail ofrece 10 GB. Esto es, 5000 veces más almacenamiento que el que teníamos cuando aprendimos a usar el mail.

Por añadidura, ningún Webmail ofrecía reglas por entonces. Así que con cuotas muy limitadas y sin reglas, el largo reinado de Hotmail y Yahoo! Mail instalaron la engorrosa práctica de gestionar el correo a mano. Esto, cuando hacía muchos años que existían las reglas.

Como consecuencia, en el ambiente corporativo, las reglas del potente Outlook fueron mayormente pasadas por alto; el empleado nunca las había necesitado o directamente ignoraba su existencia. Tampoco hubo (ni hay) cursos de capacitación al respecto. Craso error. Si las empresas fueran conscientes del impulso que este sistema de gestión automatizado del correo le da a la productividad, darían ese curso cada mes. Con invitados célebres, cena show y champagne incluidos. Lo que retrata Jenna es una plaga real y concreta.

En fin, lo cierto es que Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail, Thunderbird , así como Oulook.com y Gmail, ofrecen un completo sistema de reglas que pueden hacer el 80% del trabajo de gestionar el email sin nuestra intervención. Haga números.

La implementación de las reglas varía levemente de un programa a otro, y en Gmail y Thunderbird se las llama filtros . Sin embargo, la lógica detrás de este mecanismo es siempre la misma y es a la vez muy simple.

Pero, ¿dónde está todo eso?

El sistema de reglas se inicia y configura desde un menú, cuya ubicación depende del programa.

* En Outlook Express hay que ir a Herramientas> Reglas de mensaje> Correo .

* En Windows Live Mail hay que hacer clic en Carpetas> Reglas de Mensaje .

* En Thunderbird los filtros se encuentran en Herramientas> Filtros de mensaje .

* En Outlook 2003 y Outlook 2007 está en el menú Herramientas> Reglas y alertas.

* En Outlook 2010 está en la ficha Inicio> Acciones> Reglas> Administrar reglas y alertas .

Les dedicaré un aparte a Gmail y Outlook.com. A propósito, los correos Web se pueden usar desde cualquiera de los clientes de correo tradicionales; es una muy buena idea hacer esto en al menos una computadora, por si a la nube se le da por fallar cuando más necesitamos nuestros mensajes almacenados. Para esto recomiendo Thunderbird , que reconoce y configura automáticamente el tipo de correo electrónico con sólo poner la dirección y la contraseña. Más sobre esto, aquí: www.lanacion.com.ar/1353820

Si A entonces B

Una regla de correo electrónico funciona como cuando decimos: "Si llueve, entonces no salgo". Plantea una condición y, si esa condición se cumple, ejecuta una acción. En rigor, pueden combinarse varias condiciones y varias acciones, e incluso hay programas, como Outlook , que ofrecen, además de condiciones y acciones, excepciones. Al principio es mejor experimentar sólo con condiciones y acciones, hasta adquirir cierta experiencia respecto de cómo funcionan los sistemas de reglas.

Insisto, las reglas dependen del programa de correo que usemos. Por lo tanto, excepto en el caso de Gmail y Outlook.com, que operan en la nube, sólo estarán disponibles en esa computadora y con ese programa de correo. Las reglas se ejecutarán todo el tiempo, si dejamos la máquina encendida y el cliente de email funcionando, o cuando arranquemos la computadora y bajemos los mails.

Cómo programar reglas de correo

Las reglas de correo pueden verificar un número de cosas de un mail entrante. Por ejemplo, de quién viene, lo que dice el Asunto, palabras y frases en el cuerpo del mensaje, si tiene adjuntos, cuánto ocupa, a quién va dirigido, etcétera. Así se crean las condiciones. Por ejemplo, puede crear una regla que mueva a la carpeta Amigos todos los mails que en el campo del remitente tengan las direcciones de correo electrónico de sus amigos.

Las acciones son las mismas tareas que normalmente hacemos a mano, y aquí reside su poder. En lugar de malgastar horas en ordenar, borrar, reenviar y responder, el programa de correo puede hacer muchas de estas acciones por uno. Entre otras, copiar, mover, responder, reenviar, borrar y borrar del servidor.

Existen un número de variantes, pero no representan un obstáculo. Por ejemplo, en Outlook es posible ejecutar un sonido cuando llega un mail. En mi casilla del diario, ciertos remitentes, por la urgencia que representan sus comunicaciones en medio de un cierre, hacen sonar una trompetita que se oye desde varios metros. Eso me garantiza que no los pasaré por alto. De hecho, ni siquiera tengo que estar cerca del equipo para enterarme de que llegaron.

En total, se pueden crear reglas para cualquier clase de mail que repita algún patrón: que venga de un remitente, que diga siempre lo mismo en el Asunto, que contenga adjuntos, y así. Cada casilla de mail es un universo aparte, pero en general es bastante fácil detectar dónde podemos aplicar reglas. Si estamos haciendo algo repetitivamente a mano, entonces es hora de crear una regla.

En mi caso, el mail del diario, que recibe miles de mensajes por semana, es administrado con una docena de reglas, mediante Outlook . De este modo, clasifico desde las gacetillas hasta los mails internos, descarto el spam y los mensajes con adjuntos gigantes, que de otro modo cerrarían la casilla, borro, respondo y hago sonar alertas contundentes.

Cuando me voy de vacaciones, pongo en marcha una sola regla, que cumple una simple pero fundamental tarea: mueve todo lo que recibo en la casilla del diario (ubicada en un servidor remoto) a una bandeja en Carpetas personales , ubicadas en el disco duro local y, por lo tanto, con una cuota de espacio mayor que la del servidor. Así, la casilla no se cierra durante mi licencia. Por supuesto, la máquina queda encendida. En rigor, jamás apago mis computadoras de escritorio, no tiene sentido hacerlo.

Al regresar, desactivo la regla Vacaciones y corro todas las demás sobre esa bandeja atiborrada. Y me voy a tomar un café. Le lleva un buen rato a la máquina hacer este trabajo. Imagínese lo que me llevaría a mí. Días, posiblemente.

Gmail

En Gmail el filtrado sigue los mismos principios, pero en lugar de carpetas se usan etiquetas. Si, por ejemplo, creamos un filtro que etiquete como MKT todos los mails que lleguen del Departamento de Marketing, estos mensajes seguirán apareciendo en la bandeja Recibidos , pero ahora estarán claramente etiquetados. Ya es algo.

Además, si hacemos clic en la etiqueta MKT , que aparece en el panel de la izquierda, se listarán exclusivamente los mails de los integrantes del Departamento de Marketing. Sí, las etiquetas funcionan exactamente igual que las carpetas.

Ahora, ¿se los puede etiquetar y a la vez sacar los mensajes del medio, para que no inunden la bandeja de entrada (es decir, Recibidos )?

Sí, claro. Vamos con un ejemplo concreto. Diariamente recibimos las notificaciones de Twitter. No queremos dejar de recibirlas, pero si son muchas resultan muy molestas y pueden ocultar mensajes importantes (es todo el problema). Así que vamos a crear un filtro. Estos son los pasos.

• 1. Poner un tilde en cualquiera de las notificaciones de Twitter para seleccionarla.

• 2. Hacer clic en el botón Más, arriba, en la barra de herramientas de Gmail. Se despliega un menú. Elegir Filtrar mensajes similares .

• 3. El campo de condiciones se habrá llenado automáticamente con la dirección de correo de las notificaciones de Twitter. Podríamos añadir otras condiciones, pero no necesitamos más. Ahora hay que hacer clic en el link Crear un filtro con estos criterios de búsqueda , abajo a la derecha del cuadro de diálogo.

• 4. Se abre un nuevo cuadro. Ponemos un tilde en Omitir Recibidos (Archivarlo) y en Aplicar etiqueta . Elegimos una etiqueta acorde que ya tengamos creada (por ejemplo, Twitter) o la creamos en el momento. Dicho sea de paso, podemos personalizar el color del fondo y del texto de la etiqueta. Mi Gmail es de lo más pintoresco, confieso.

Listo. Ahora, cuando llegue una notificación de Twitter no aparecerá en la bandeja de entrada, sino que irá a su propia etiqueta/carpeta. Estas etiquetas, además, pueden anidarse, lo que es muy útil a la hora de clasificar. Usted puede crear una etiqueta que se llame Trabajo y dentro de ella otras, como Administración, Finanzas, Marketing, etcétera.

Gmail ofrece, además, un eficiente sistema para priorizar mensajes, conversaciones y remitentes, y también para destacarlos (mediante, obvio, estrellitas).

Outlook.com

Outlook.com permite crear carpetas y aplicar categorías (equivalente a las etiquetas de Gmail), y también hacer ambas cosas a la vez. En este sentido, es más completo que Gmail, replicando el comportamiento de un cliente de correo convencional a la perfección. A mi juicio, sin embargo, esto termina siendo algo redundante, pero depende mucho de nuestro estilo personal, la clase de mails que recibamos y el número de remitentes.

Las reglas siguen llamándose reglas y se accede a ellas de dos formas. Si seleccionamos un mail y vamos al botón Limpiar se despliega un menú cuya última opción es Administrar reglas . Si no tenemos seleccionado ningún mail, podemos ir al ícono del engranaje, arriba a la derecha, y elegir Más opciones de configuración de correo . Se abre una nueva página, en la que hay que elegir Reglas para ordenar nuevos mensajes . El resto es como en cualquier cliente de correo.

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Son las máquinas las que deben verse obligadas a hacer trabajos reiterativos, rutinarios y enajenantes, no nosotros. Vengo usando reglas de correo desde hace casi 20 años y son una bendición. Aquí he rozado apenas sus posibilidades. Pruébelas, si su mail se ha desbocado. Todavía está a tiempo de domesticarlo.