Una herramienta para validar los datos

Para completar la serie de instrucciones pertenecientes al menú Datos de Excel 2000 queda por analizar el comando Validación , que se suma a los ya vistos Ordenar , Filtro , Formulario y Subtotales .

Validación es una orden que afronta otra de las cuestiones inherentes a una base de datos: la carga de la información. Concretamente, la validez de los valores que se incorporan.

¿Ejemplos? No cargar un valor alfanumérico en un campo numérico y viceversa, establecer límites de cifras por ingresar y otros.

Para estudiarlo en forma práctica, despliegue la planilla que se desarrolló con las expensas de un edificio. Luego abra todos los niveles de corte de control (ver suplemento Informática Nº 252 del 5 del actual) para visualizar todos los registros. El próximo paso es marcar el rango C4:C26, que incluye los valores de las superficies de los departamentos.

A continuación, corra el comando Datos/Validación . Esto produce la apertura del diálogo Validación de datos , compuesto por tres solapas: Configuración (abierta por defecto), Mensaje entrante y Mensaje de error .

En la primera se encuentra la sección Criterio de validación que, como su nombre lo indica, sirve para fijar las condiciones que deben cumplir los valores por ingresar en el rango seleccionado.

En principio, el único elemento activo de esta pantalla es el cuadro combinado Permitir . Este tiene una opción por defecto, Cualquier valor (que no filtra nada), pero el listado incluye otras: Número entero , decimal , Lista , Fecha , Hora , Longitud del texto y Personalizada .

A los efectos de nuestro ejemplo seleccione el ítem Número entero . Automáticamente, se activa el combo Datos , ubicado debajo de Permitir y aparecen otros dos, Mínimo y Máximo , para fijar los límites inferior y superior de los valores por cargar.

Datos es un combo con condiciones lógicas, es decir, el criterio por cumplir. Sus ocurrencias son: entre , no está entre , igual a , no igual a , mayor que , menor que , mayor o igual que y menor o igual que . Mantenga el valor entre y tipee en Mínimo 30 (la superficie más pequeña) y en Máximo 60 (los departamentos más amplios).

Posteriormente haga un clic en la pestaña Mensaje entrante , que sirve para configurar una ventana con una leyenda. Escriba, por ejemplo, Superficie en la caja Título e Ingrese el valor en Mensaje de entrada . Así, cada vez que active una celda del rango Excel mostrará este mensaje.

Respecto de la tercera solapa, Mensaje de error , tenga en cuenta que la aplicación entrega uno por defecto. Trate de ingresar el valor 70 (que excede el máximo impuesto) en alguna de las celdas. Automáticamente, aparece un diálogo con el título Microsoft Excel y la leyenda Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda .

La ficha Mensaje de error le permite, en cambio, disponer de un cuadro de diálogo con un título y un texto más acorde que basta con escribir en las cajas Título (por ejemplo, ¡Error! ) y Mensaje de error ( La cifra ingresada no es válida ). Además, mediante esta ventana se puede seleccionar, desde el combo Estilo , el icono que acompañará a la leyenda. Estos son tres: Límite (círculo rojo con una X blanca), Advertencia ( triángulo amarillo con un signo de admiración) e Información ( nube de diálogo de historieta con una i en su interior).

Una prueba más sutil de este comando consiste en seleccionar los rangos de cada categoría y permitir el ingreso sólo del valor que corresponda. Para esto, seleccione el criterio igual a en el combo Datos y fije el valor correspondiente ( 30 , 40 , 50 o 60 ) en la caja Valor .

Por Gabriel Tomich

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