Oficinas: la crisis exige reducir espacios

Antes, los metros cuadrados eran sinónimo de jerarquía; hoy las empresas eficientizan el uso de los metros para bajar costos
Antes, los metros cuadrados eran sinónimo de jerarquía; hoy las empresas eficientizan el uso de los metros para bajar costos Crédito: SHUTTERSTOCK
Lucila Lopardo
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16 de septiembre de 2019  

La mayoría de las consultas que recibimos fueron para tasar inmuebles por reducción de espacios, cierres de las plantas industriales o grandes locales en donde allí tenían oficinas. En 2019, 2500 locales quedaron vacíos", relata Ana Simeone, directora de la firma que lleva su nombre y hace 35 años presta servicios inmobiliarios, diseño arquitectónico, construcción, desarrollo de emprendimientos y consultoría, para dar noción de lo que está sucediendo con los inmuebles corporativos y comerciales. "El mercado está raro", explica, por su parte, Juan Pablo Gutiérrez, especialista en oficinas Corporativas. "Por un lado da la sensación de que, si se toma a compañías vinculadas con servicios en el exterior el negocio está rentable. Pero como los contratos de oficinas son en dólares, las compañías relacionadas con el mercado local, a las que la caída del consumo interno les ha impactado en el negocio están consultando o explorando alternativas más económicas", diagnostica.

En este escenario, tanto los facility managers -profesionales a cargo de la gestión de los activos de la empresa-, y las firmas dedicadas al diseño y construcción de espacios de trabajo aumentaron el caudal de sus consultas con un solo objetivo: reducir costos oficinas adentro. "¿Qué nos piden hoy? Apretar el zapato", destaca Facundo Gago, director del área de Facility management de JLL, firma especializada en servicios inmobiliarios y gestión de inversiones. Gago explica que la principal preocupación de las empresas al momento de contratar el servicio de facility management recae, simplemente, en saber en dónde están parados, cuánto están gastando y cómo pueden empezar a ahorrar. "Lo primero que hacemos es un estudio de situación. A partir de esto se evalúan los cambios. Eso sí, nos piden recortar en donde menos le impacte al empleado dado que hoy las empresas entienden los servicios y las comodidades edilicias como un factor de retención de talento", describe.

Claudio Blum, director del área de Facility y Property Management de Cushman & Wakefield, explica que hoy existen muchas formas de generar ahorros genuinos y tangibles de alto impacto. Estas van desde las renegociaciones de contratos o licitaciones en busca de nuevos proveedores, compras eficientes hasta la recontratación de tarifas y hasta el control de gastos. En este último punto, el rediseño de los espacios de trabajo, las posibilidades que ofrecen los edificios y la incorporación de tecnología están tomando cada vez más protagonismo. "Se imponen el uso de griferías de bajo consumo, válvulas de doble descarga, utilización de aguas grises y recolección de agua de lluvia", describe Blum y agrega que con estas medidas se pueden alcanzar ahorros de hasta "el 40 por ciento o más".

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Valeria Hecht, gerente del área de Project Management de la misma firma, se ocupa específicamente del gerenciamiento de los proyectos de remodelación. "En términos sencillos, el project manager funciona como el director de orquesta que realiza todas las gestiones para que el proyecto se complete en los tiempos, costos y condiciones de calidad establecidas", destaca. En este sentido, sostiene que hoy, en oficinas, el modelo "planta abierta" es la norma.

"Este nuevo uso y distribución democrática del espacio permite a las empresas, a menudo, utilizar menos metros rentables. Obviamente los estándares de equipamiento deben acompañar estas estrategias, con posiciones tipo 'bench' y otros elementos móviles", aclara y agrega que los ahorros son concretos, según el tipo de operación y de empresa, pueden girar en torno al 30 por ciento.

Gutiérrez coincide en este punto y aclara que, en esta línea, las empresas buscan edificios que puedan ofrecer servicios anexos como amenities y áreas de usos comunes. "De esta manera, pasan a mejorar el ratio por metro cuadrado. Si antes se calculaba a una persona cada diez metros hoy se puede pensar en una cada ocho y en espacios amigables. Lo mismo sucede con los escritorios antes se armaban de un metro y medio por empleado hoy estos son compartidos", ejemplifica.

En cuanto a los costos, Gago explica que la mayoría de las empresas que contratan servicios de facility management son multinacionales extranjeras que reportan en dólares. "El año pasado el dólar pasó de $20 a un promedio de $40. Con esto, ahorraron un 50 por ciento sin hacer nada", estima y agrega: "Hoy el reacondicionamiento de interiores está un 15 por ciento menos que el año pasado. Si antes el monto giraba en torno a los US$1380 por metro cuadrado hoy está en US$1200. Estos números sin contemplar la devaluación de comienzos de agosto", cuenta.

Hecht reconoce que "es cierto que los precios en dólares quedaron, por un tiempo, más bajos, pero también bajó la disponibilidad de algunos elementos y materiales en el mercado". "

"Nuestra responsabilidad implica resolver el espacio en la menor cantidad de metros posibles e incorporar conceptos que consideramos ineludibles en la oficina de hoy", define Alejandro Mariani, gerente General de Contract Workplaces Argentina, firma que tuvo a cargo la remodelación de las oficinas de Bayer - la empresa tuvo que reacondicionar su espacio para sumar, en la misma cantidad de metros cuadrados, a los empleados de Monsanto, tras la adquisición global de la compañía-; pero, también, reconoce haber recibido muchas consultas de reducción y reacondicionamiento debido al contexto económico.

"Nos piden optimización de la superficie para pasar a un modelo de open planning. Antes la jerarquía de un despacho se manifestaba en metros cuadrados. Hoy las oficinas cerradas desaparecieron, los espacios cerrados son salas de reuniones informales para poder hacer videoconferencias, entre otro tipo de reuniones", cuenta Mariani y agrega que se imponen los espacios de trabajo tipo "hot desk", que pueden ser utilizados por cualquiera que esté en la oficina en ese momento, sin necesidad de contar con un puesto fijo.

Mariani explica que el desafío de construir un interior comercial en base a un diseño sustentable abarca cinco áreas: a planeación del sitio, la eficiencia del uso del agua y la energía, los materiales a utilizar y el uso de los recursos, sumado a la calidad del aire interior y el confort térmico. La sumatoria de esas áreas se va a traducir en edificios más saludables, duraderos, confortables, eficientes y ambientalmente responsables. En ese sentido, son cada vez más populares los edificios de oficinas que buscan obtener certificaciones de sustentabilidad. La más reconocida a nivel mundial es la certificación LEED (Leadership in Energy & Environmental Design), desarrollada en los Estados Unidos por el U.S Green Building Council. "Se estima que los edificios de oficinas con la certificación logran reducir de 12 a 20 por ciento el consumo de energía, de 20 a 40 por ciento el consumo de agua, y de 10 a 30 por ciento los costos operativos", afirma Mariani. Desde el punto de vista de la tecnología hoy la tendencia pasa por el uso de sensores. Esto no solo permite garantizar que sea utilizado en el momento necesario, sino, también, tener una métrica con respecto al uso de los espacios. "Una de las consultas que más recibimos es que faltan salas de reunión, pero cuando hacemos el estudio con sensores vemos que en realidad no se optimiza el uso del espacio de la sala, que por ende no es necesario armar una nueva, sino que incluso se pueden bajar la cantidad de salas", explica y ejemplifica: "Una sala de reunión de ocho personas podrían trabajar cinco posiciones fijas. Siempre vemos que las tienen inutilizadas el 80 por ciento del tiempo. Eso es algo que con un buen sistema de reserva y gestión de salas se puede optimizar". María Cristóbal, directora de Buenos Aires Planning, agrega que en este sentido, también se están implementando cada vez más áreas de reunión abiertas. "Las salas cerradas implican aire acondicionado, iluminación especial, tabiques, entre otros elementos", enumera y agrega que es en parte por esto por lo que en los layout se empezaron a proyectar mesas centralizadas para el trabajo en equipo.

Otros de los puntos a tener en cuenta y que destaca Mariani es en los sectores que el negocio lo permite, la adopción de políticas de digitalización "En la mayoría de las oficinas el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15 y un 17 por ciento de la superficie disponible. La digitalización, la reducción y concientización del uso del papel liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas", concluye.

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