Los asistentes también saben de funciones

Las funciones de Excel no siempre tienen una sintaxis fácil de escribir. Por el contrario, muchas de ellas son extremadamente complejas, en general porque necesitan más de un parámetro o argumento para entregar el resultado.

Pero el usuario puede quedarse tranquilo: Excel provee un asistente para generar funciones. Como su uso es eminentemente práctico, lo más criterioso para analizar el funcionamiento de este ayudante es hacerlo mediante aplicaciones.

Para el primer ejemplo se utilizará la función Promedio . Escriba desde A1 hasta A11 una serie de valores y deje activa la celda A12 . A continuación ejecute la instrucción Insertar/Función o, directamente, presione el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar (simbolizado con el icono de una función matemática). Esta acción abre el cuadro de diálogo de idéntico nombre compuesto por los listados Categoría de la función y Nombre de la función . En el primero seleccione el ítem Estadísticas , y en el segundo busque y haga un clic en Promedio . Note que debajo de ambas cajas de listado, Excel escribe, en forma teórica, la sintaxis de la función seleccionada. En este caso Promedio(número1; número2;...) y, debajo, una breve explicación sobre su utilidad. Presione el botón Aceptar para continuar.

De inmediato surge un cuadro de diálogo que, por defecto, tomó como primer parámetro el rango A1:A11 (combo Número1 ). Esto no es definitivo, presionando el botón del mencionado cuadro combinado el argumento puede modificarse. Sin embargo, en este caso no hace falta porque es lo que se pretendía. Observe que, en la misma pantalla, Excel exhibe el resultado de la operación matemática realizada por la función. Presione Aceptar para terminar la sintaxis que, finalmente, es PROMEDIO(A1:A11) .

Un nido en la fórmula

Una particularidad de trabajar con funciones consiste en la posibilidad de anidarlas. ¿Qué quiere decir esto? Utilizar una función como argumento de otra.

Escriba desde C1 hasta C11 otro juego de valores numéricos y borre el contenido de la celda A12 , la fórmula con la función Promedio .

Active cualquier celda vacía, por ejemplo E11 , y ejecute el comando Insertar/Función . Seleccione otra vez la función Promedio (esta vez puede buscarla con mayor facilidad en la categoría Usadas recientemente porque será la primera de la lista) y pulse Aceptar para pasar a la siguiente pantalla.

Antes de seguir, observe la barra de edición de fórmulas de la aplicación. En su extremo derecho tiene un cuadro combinado con el nombre Promedio . Haga un clic en el botón de éste para obtener un listado de funciones disponibles. Seleccione desde allí Suma . Automáticamente Excel escribirá ésta dentro de Promedio (la sintaxis se va completando en la caja de edición de fórmulas) y el cursor quedará activo en el combo Número1 , para determinar el argumento de la función Suma . Pulse el botón de este combo (la ventana de inserción de funciones se minimiza), seleccione el rango A1:A11 y vuelva a apretar el pequeño botón del combo para recuperar el cuadro de diálogo de funciones.

Pase luego al combo Número2 y repita la operación para el rango C1:C11 . Una vez concluida ésta, finalice con el botón Aceptar de la ventana principal. Observe que, al utilizar este último cuadro combinado, las dos funciones Suma quedaron separadas por un punto y coma, el separador de argumentos de Excel.

Una función especialmente útil para complementar con cálculos o con funciones anidadas es SI . El motivo de la importancia de esta herramienta es simple: permite establecer una bifurcación (ejecutar distintas operaciones), según el cumplimiento o no de una condición lógica.

Ejemplo con lógica

Para aclarar el tema, supongamos una lista de artículos. En la primera columna se pueden tener sus códigos, en la segunda el costo de fabricación, en la que sigue el precio de venta al público y en una cuarta columna una evaluación.

Escriba desde A1 hasta A3 los códigos A , B y C ; de B1 a B3 los valores 5 , 6,5 y 7 ; de C1 a C3 , 10 , 12,5 y 16 . Luego, active la celda D1 , con objeto de escribir la fórmula de evaluación. Para esto, corra el comando Insertar/Función , seleccione la categoría Lógicas y, en la lista de las funciones que la componen, marque SI . Pase a la siguiente pantalla presionando Aceptar .

El primer argumento de la función es la condición lógica, que se establece en el combo Prueba_lógica . Pulse el botón de éste y haga un clic en C3 para capturar la dirección de esta celda. Posteriormente, presione el botón de la caja reducida para volver al asistente. Para completar la condición, a continuación de C3 escriba (B3*1,5) . La sintaxis definitiva es C3(B3*1,5) . Pase luego al segundo combo, Valor_si_verdadero , y escriba Caro ; mientras que en Valor_si_falso , tipee Barato . Finalice pulsando Aceptar .

Si el precio supera el costo más el 50% obtendrá un Caro , de lo contrario un Barato . Copie esta fórmula en D2 y D3 , y modifique los precios para analizar cómo cambia la evaluación en función de que se cumpla o no la condición lógica.

Por Gabriel Tomich

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