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Para imprimir datos en Access
Los informes son objetos que permiten elaborar, rápida y eficazmente, salidas impresas para los registros de las tablas
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LA NACIONGabriel Tomich
Las bases de datos agrupan gran cantidad de información almacenada en forma de registros. Por lo general, la manera más directa de mostrar la información es a través de la pantalla, utilizando, en el caso del Microsoft Access, formularios o las vistas de hoja de datos de las tablas y consultas.
Sin embargo, en los sistemas desarrollados con administradores de bases, es usual la necesidad de imprimir gran cantidad de datos. Ya sea documentos como facturas, remitos u órdenes de compra, entre otros; o bien, reportes o listados.
Para realizar de manera rápida y eficaz este tipo de tareas, Access cuenta con los informes. De características similares a los formularios, los informes son objetos que pueden desarrollarse en forma artesanal o mediante los buenos asistentes de que dispone esta aplicación.
Una consulta como fuente
Como ejemplo práctico utilizaremos una base de datos a la que se recurrió en entregas anteriores, que contiene la tabla OrdenesDeCompra con los campos NroOC (Texto, 6 caracteres), Fecha (Fecha/Hora, formato Fecha corta) y CodProveedor (Texto, 4). También incluye la tabla DetalleOC , estructurada con los campos NroOC (Texto, 6), Item (Numérico, Simple), CodArticulo (Texto, 4) y Cantidad (Numérico, Entero largo). Por último, es necesaria la tabla Articulo (aunque Access lo permita, no utilice acentos para los nombres de objetos), conformada por los campos CodArticulo (Texto, 4) y Descripcion (Texto, 50).
Con el objeto de facilitar la captura de datos por parte del informe, es conveniente desarrollar una consulta, para utilizarla como soporte de éste. Para crearla, ingrese en el correspondiente contenedor y presione el botón Nuevo . En el cuadro de diálogo abierto, seleccione la opción Vista Diseño .
De inmediato se abrirá la característica ventana para diseñar consultas, antepuesta por el cuadro de diálogo Mostrar tabla . En éste, elija las tablas OrdenesDeCompra , DetalleOC y Articulo, y presione el botón Agregar para que sus campos estén disponibles en la grilla de la consulta. Luego, concluya apretando el botón Cerrar . Antes de realizar esta tarea es conveniente verificar las relaciones existentes entre las tablas. En este caso, es adecuado una relación de uno a varios entre los campos NroOC de OrdenesDeCompra (extremo uno ) y de DetalleOC ( varios ). También es necesario establecer una conexión entre los campos CodArticulo de DetalleOC y Articulo , acción que puede realizarse en la propia ventana de diseño de la consulta.
Ya en éste cuadro de diálogo baje, sucesivamente y en cada columna, los campos NroOC y Fecha de la tabla OrdenesDeCompra , Item y CodArticulo de DetalleOC , Descripcion de la tabla Articulo y, por último, el campo Cantidad de DetalleOC . Para terminar, guárdela con el nombre BaseInforme o cualquier otro que sea significativo.
Creación del informe
Para crear el informe se utilizará, en este caso, el respectivo asistente.
Para eso, ubíquese en el contenedor Informes y haga un clic en el botón Nuevo . Esta acción provoca la apertura del cuadro de diálogo Nuevo Informe . En él seleccione la opción Asistente para informes y, luego, despliegue la lista del combo que permite establecer la tabla o consulta que será fuente de los datos del informe. Escoja BaseInforme y prosiga cerrando esta ventana con un clic en el botón Aceptar .
La primera pantalla del asistente permite elegir los campos que se utilizarán en el informe, de los disponibles en la consulta. Haga un clic en el botón identificado con el símbolo >, para usar todos. Continúe el proceso apretando el botón Siguiente .
El segundo cuadro de diálogo interroga sobre cómo se desea ver los datos. Esto es, utilizando los campos de una de las tablas, como cabeceras. Access ofrecerá por defecto la tabla OrdenesDeCompra debido a su jerarquía en las relaciones. Déjelo así y apriete Siguiente para continuar.
El tercer paso es importante, porque permite señalar un nivel de agrupamiento. Seleccione para esto el campo NroOC . A continuación se tendrá la oportunidad de establecer el ordenamiento mediante los campos de detalle (para lo cual se pueden usar cuatro de ellos con un determinado orden jerárquico), mientras se puede observar una vista de cómo es, hasta este momento, la estética del informe. Ordenaremos por un solo campo. Por lo tanto, abra el primer combo, seleccione la opción Item , y presione Siguiente .
La nueva pantalla permite elegir la orientación de la impresión del informe (vertical u horizontal), así como la distribución de los datos según una serie de opciones que dispone (cliquéelas para obtener una vista previa del formato que ofrecen). Estas son: En pasos , Bloque , Esquema 1 , Esquema 2 , Alinear a la izquierda 1 y Alinear a la izquierda 2 .
El siguiente cuadro de diálogo permite seleccionar un estilo determinado ( Compacto , Corporativo , Formal , Gris , Informal , Negrita ). Elija el que crea conveniente. Por último, el asistente requiere un nombre para el informe. Escriba uno que sea significativo y termine la operación.
De inmediato, la aplicación desarrollará el diseño y exhibirá una vista previa del informe. Si la estética es satisfactoria, puede imprimirse utilizando el botón de la barra identificado con una impresora.
Si no está de acuerdo con lo buscado, proceda a cerrar la vista previa y se encontrará con la pantalla de diseño del informe. En ella pueden hacerse todas las modificaciones que se crean convenientes.
Por Gabriel Tomich
