3 planillas básicas para controlar las finanzas de tu emprendimiento

Muchas veces pasa que decidimos crear nuestra propia empresa para dedicarnos a lo que nos gusta pero no sabemos cómo encarar la gestión económico-financiera . Por eso, hablamos con Julieta Caminetsky, licenciada en economía, docente, y creadora de @finanzasfem , para que nos creara algunos modelos de planillas de cálculo básicas para poder fácilmente ordenar este tema que a tantas nos cuesta. Esto no quiere decir que nunca vayamos a poder delegar la gestión administrativa. Simplemente que sabemos que en las primeras etapas de un emprendimiento no hay margen para subcontratar una "gerencia de finanzas externa" y nos vemos obligadas a aprender a gestionar.

"Lo que generalmente pasa cuando al emprendimiento le va bien, es que como hay abundancia, nadie se preocupa por organizar. No obstante, la preocupación llega en algún momento cuando, o bien los zapatos empiezan a apretar y hay que ver dónde recortar, o bien cuando hay que pedir un crédito o un subsidio para seguir creciendo y para eso nos exigen tener los números en orden. Entonces... ¿por qué no tener todo prolijo desde el principio? Cuando contamos con datos podemos generar indicadores para medir la evolución de ciertas variables clave y así tomar mejores decisiones. Es por eso que te proponemos arrancar con 3 planillas de cálculo básicas:

Planilla de balance

Esta planilla consiste en registrar como en una suerte de "foto" la situación patrimonial de tu emprendimiento, incluyendo el activo y el pasivo.

• Activos: todos los bienes de tu negocio separados en: máquinas, muebles, automóviles, stock de insumos, stock de mercadería y cuentas a cobrar de los clientes.
• Pasivos: deudas bancarias (a corto y a largo plazo) y deudas no bancarias (de amigos y familia, de proveedores, de salarios y de impuestos, entre otros).

Este registro nos permite medir el capital inmovilizado y calcular indicadores importantes como la rentabilidad del negocio (de ganancias e inversión). En finanzas es importante medir esto ya que necesitamos comparar la rentabilidad de este negocio versus alguna otra alternativa, que puede ser en otro rubro o bien en renta financiera.

Esa planilla también nos permite medir el capital de trabajo, que es el monto necesario para producir pero que no es una inversión de largo plazo. Por ejemplo, el stock de insumos, los impuestos y los salarios requeridos por el tiempo que dure el ciclo productivo (desde que compramos los insumos hasta que cobramos efectivamente la venta). Durante ese periodo aún no cobramos pero hay cuentas a pagar.

Planilla de flujo financiero

La segunda planilla imprescindible es la del flujo financiero, en donde vamos a registrar todo lo vendido y cobrado y todo lo comprado y efectivamente pagado. Si la planilla anterior era una foto estática, esta va a ser una película en movimiento con una columna por mes. Ahí vamos a registrar cada pago en el mes en que efectivamente lo desembolsamos, y cada cobro en el mes en el que efectivamente lo vamos a percibir. No tiene que ver con la fecha en la que realicé la venta ni con la que le hice el encargo al proveedor, sino con la fecha de ingresos y egresos efectivos. Esta planilla es clave para controlar que no haya meses en los que no alcancemos a pagar todas nuestras obligaciones, y para poder hacer un buen manejo del cash los meses en los que haya superávit (ingresos mayores a los egresos).

Planilla de análisis de resultados económicos

La tercera planilla clave es la del análisis de resultados económicos, independientemente de si se cobraron las ventas o se pagaron los gastos. Acá vamos a registrar, mes a mes, las ventas y los costos fijos y variables, para poder tener una medida del resultado del negocio. El resultado (nominal, en pesos) es lo que se compara con la inversión en pesos que calculamos en la primera planilla de balance, para así obtener un porcentaje que represente el rendimiento de la actividad, es decir, la ganancia tendremos en relación a lo que invertimos. Si no hacemos esto, no sabemos si lo que estamos ganando es mucho o poco, porque... ¿en relación a qué sería? Lo mejor es organizar esta planilla de la siguiente manera:

Esta última planilla tiene incorporada la noción de costo fijo y variable, que merece una solapa aparte:

• Los costos fijos o de estructura son aquellos que tenemos que pagar aunque no produzcamos ni vendamos nada ese mes (alquiler, servicios, impuestos, salarios y publicidad, por ejemplo).
• Los costos variables son proporcionales al nivel de producción y ventas (insumos, packaging, flete). Por otro lado, los intereses financieros pueden ser intereses producto de una deuda contraída (por lo que tienen que ser descontados) o bien intereses a favor generados por una inversión financiera que funciona como complemento del negocio gracias a una disponibilidad de efectivo esporádica o permanente.

Lejos de ser un problema, las planillas son un soporte clave de nuestro negocio. Llevar adelante los números es una excelente oportunidad para proyectar energía de crecimiento en nuestro proyecto, porque la energía que depositemos en esta tarea es la misma energía que va a volver al negocio".

¿A vos también te cuestan los números? Vas a ver que, si hacés el ejercicio de completar estas planillas todos los meses, todo se va a ir ordenando. Podés también consultar estos consejos de experto para crear el presupuesto de tu emprendimiento .

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