Finanzas. Cómo armar la estructura de costos de tu emprendimiento

Como emprendedores, es indispensable que tengamos y conozcamos cómo es nuestra estructura de costos sin importar la etapa en la que se encuentre nuestro emprendimiento, para poder optimizar el desarrollo de nuestro negocio. Yanina Guirotane, Licenciada en Economía, docente universitaria y fundadora de la agencia de Marketing Branding Agency, nos explica cómo armar una estructura de costos de manera fácil y rápida.

Para poder armar la estructura de costos de tu emprendimiento es clave que diferencies entre los costos fijos y los costos variables que tengas.

Costos fijos

Son aquellos costos que no dependen de la cantidad de ventas que tengas. Para comprender cuáles son esos costos, fijate cuáles son aquellos gastos que tendrías si no tuvieras ninguna venta. Cualquier propietario de una pequeña empresa tendrá ciertos costos fijos, independientemente de si hay o no actividad comercial. Dado que permanecen igual durante el año financiero, los costos fijos son más fáciles de presupuestar. También son menos controlables que los costos variables porque no están relacionados con las operaciones o el volumen. Algunos ejemplos de costos fijos son:

• Alquiler de oficina y/o local.
• Servicios (expensas, luz, Internet, celular, etc.).
• Mantenimiento de tu tienda online.
• Sueldos.
• Honorarios del contador.
• Publicidad en redes sociales.
• Monotributo o autónomo.

Costos variables

Los costos variables son aquellos costos que cambian durante un período específico y están asociados directamente a la actividad comercial que tengas, es decir, son aquellos que dependen directamente del volumen de ventas. Estos se basan en el desempeño del negocio y en el volumen de servicios que genera el mismo. Algunos ejemplos de costos variables son:

• Costo de la mercadería.
• Packaging.
• Envío.
• Comisión de ventas.
• Impuestos.

¿Por qué es importante distinguir entre costos fijos y costos variables?

Como propietaria de una pequeña empresa, es vital hacer un seguimiento y comprender cómo cambian los diversos costos con los cambios en los niveles de volumen y producción. El desglose de estos gastos determina el nivel de precios de los servicios y ayuda en muchos otros aspectos de la estrategia comercial general. Estos costos también son los ingredientes principales de los diversos métodos de cálculo de costos empleados por las empresas, incluidos los costos de órdenes de trabajo, los costos basados en actividades y los costos de procesos.

Siguiente paso: análisis de equilibrio

El conocimiento de los gastos fijos y variables es esencial para identificar un nivel de precio rentable para tus servicios. Esto se lleva a cabo realizando el análisis de equilibrio (la cantidad de dinero en los cuales los ingresos totales equivalen a los costos totales).

Para comprender mejor, veamos un ejemplo práctico. Supongamos que tenés un emprendimiento de remeras estampadas con frases personalizadas y que tus costos fijos mensuales son de $90.000, incluyendo el costo de Internet, el mantenimiento de tu tienda online, empleados no tenés aún, pero contemplamos una ganancia para vos y tu socia, los honorarios profesionales del contador y el costo de pagar el monotributo. Además, supongamos que tus costos variables son de $480 por unidad, incluyendo el costo de fabricación, la comisión por venta de tu tienda online y el packaging.

Vamos a suponer que el precio de venta de una remera estampada es de $1.000 y, por los cálculos previos que realizamos, sabemos que tenés costos fijos por $90.000 y costos variables por $480. Entonces, la pregunta que tenés que hacerte es: ¿cuántas remeras tengo que vender para poder cubrir mis costos? Para eso, vamos a aplicar la siguiente fórmula:

Ventas para alcanzar el punto de equilibrio = costos fijos / (precio - costos variables)

Ventas necesarias= 90.000/ (1.000 – 480) = 173

La ecuación proporciona no solo información valiosa sobre los precios, sino que también se puede modificar para responder otras preguntas importantes, como la viabilidad de una expansión planificada, información sobre las ganancias proyectadas y también puede ayudarte para calcular la cantidad de unidades y el volumen que vas a necesitar para obtener una ganancia y decidir si estas cifras te parecen creíbles.

En el ejemplo que propusimos, las ventas necesarias para poder cubrir los costos que tenemos es de 173 remeras. Lo más importante, una vez que conocés ese valor, es analizar de qué forma podés vender esa cantidad. Para eso necesitás el apoyo de las redes sociales, podés adquirir nuevos clientes de manera orgánica y también podés invertir en publicidad (es importante que no te olvides de considerar este gasto como costo variable).

Cómo usar un análisis de equilibrio

Un análisis de equilibrio te permite determinar tu punto de equilibrio:

En este punto, tenés que preguntarte si tu plan actual es realista, o si necesitás aumentar los precios, encontrar una manera de reducir costos, o ambos. También tenés que considerar si tus productos tendrán éxito en el mercado. Solo porque el análisis de equilibrio determina la cantidad de productos que necesitás vender, no hay garantía de que se vendan.

Idealmente, necesitás realizar este análisis antes de comenzar un negocio para tener una buena idea del riesgo involucrado. En otras palabras, tenés que averiguar si el negocio lo vale. Las empresas existentes deben realizar este análisis antes de lanzar un nuevo producto o servicio para determinar si la ganancia potencial vale o no los costos iniciales.

Un análisis de equilibrio no solo es útil para la planificación de inicio. Hay algunas formas en que tu emprendimiento puede usarlo en sus operaciones y planificación de todos los días:

• Precios: si tu análisis muestra que tu precio actual es demasiado bajo para permitirte alcanzar el punto de equilibrio deseado, entonces es posible que quieras aumentar el costo del artículo. Sin embargo, asegurate de verificar el costo de los artículos comparables para no salir del mercado.
• Materiales: ¿son insostenibles los costos de materiales y mano de obra? Investigá cómo podés mantener tu nivel de calidad deseado mientras reducís tus costos.
• Nuevos productos: antes de lanzar un nuevo producto, tené en cuenta tanto los nuevos costos variables como los fijos, como las tarifas de diseño y promoción.
• Planificación: cuando sabés exactamente cuánto necesitas ganar, es más fácil establecer objetivos a más largo plazo. Por ejemplo, si deseas expandir tu negocio y mudarte a un espacio más grande con una renta más alta, podés determinar cuánto más necesitas vender para cubrir los nuevos costos fijos.
• Objetivos: si sabés cuántas unidades necesitás vender o cuánto dinero necesitás ganar para alcanzar el punto de equilibrio, puede servir como una poderosa herramienta de motivación para vos y tu equipo.

ECONOMÍAS DE ESCALA

Una comprensión de los gastos fijos y variables se puede utilizar para identificar economías de escala. Esta ventaja de costo se establece en el hecho de que a medida que aumenta la producción, los costos fijos se distribuyen en un mayor número de artículos de salida.

Tanto los costos fijos como los costos variables contribuyen a proporcionar una imagen clara de la estructura general de costos del negocio. Comprender la diferencia entre los costos fijos y los costos variables es importante para tomar decisiones racionales sobre los gastos comerciales que tienen un impacto directo en la rentabilidad.

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